Зачастую в российских банках, несмотря на наличие большого количества внутренних регламентирующих документов, доступ к ним сотрудников, включая руководящих работников, ограничен. Нередки случаи, когда работ­ники используют в работе уже многократно измененные соответствующими решениями устаревшие регламенты. При этом ссылки на их «секретность» и «конфиденциальность» зачастую связаны с их низким качеством и уста­релостью. Многие документы вообще не имеют электронных копий, и их необходимо запрашивать, например через канцелярию, что весьма долго и проблематично. Нередко они могут вообще не доходить до исполнителей. Поэтому даже при достаточно большом количестве таких документов и су­щественных затратах на их подготовку во многих банках отношение рядовых исполнителей к внутренним регламентирующим документам остается весьма формальным, и они далеко не всегда соблюдаются.

В такой ситуации можно рекомендовать создание единого электронного хранилища внутренних регламентирующих документов. Оно должно быть оснащено поисковой системой, в которой каждому документу присвоен регистрационный номер. Чтобы добиться реального использования храни­лища, необходимо ввести правило, что все распоряжения, регламенты и т. п., в том числе и утвержденные правлением, вступают в силу только с момента получения этого номера, а выпущенные ранее и не зарегистрированные в течение месяца автоматически теряют силу.

Введение информационной системы внутреннего документооборота по­зволяет сократить время поиска документов и уменьшить вероятность их утраты.