Немногое в наш век плотных графиков и жестких сроков является столь же обескураживающим, как блуждание по бесконечным совеща­ниям, которые представляются абсолютно бессмысленными, по крайней мере для вас. И что вы можете с этим поделать? Честно говоря, если вы не занимаете председательское кресло, едва ли вы сможете соб­люсти регламент совещания, тем не менее существуют действенные техники, с помощью которых можно ускорить ход событий.

® В предпоследнем разделе мы рассматривали, как обращаться с людьми, склонными к многословию. В болтливости заключается одна из самых серьезных причин пустой траты времени на совещаниях. Поэтому, если на вашем совещании присутствует большой любитель поговорить, мобилизуй* те все приведенные выше методики и широко их используйте, при условии, что этого не делает ваш председатель.

® В разделе 2 мы также рассматривали вопросы влияния на заблаговремен­ное формирование повестки дня совещания. Некоторые совещания отни­мают больше времени, чем могли бы. из-за плохо составленной повестки дня. Если результат рассмотрения пункта 6 влияет на решение, принятое по пункту 2. совещанию, возможно, придется вернуться к пункту 2 и обсуж­дать его снова и снова. Если вы знаете, что ваш председатель склонен к сочинительству подобных повесток дня. сразу же по получении очередно­го такого документа внимательно его прочтите и изучите на предмет нали­чия такого рода логического изъяна. Если вы обнаружите в этой повестке дня некие потенциальные проблемы, поговорите с председателем и так­тично намекните, что. возможно, было бы более практично обсудить воп­росы в ином порядке.

Разумный подход

ОДИН ПУНКТ. ПОДГОТОВЛЕННЫЙ ЗАРАНЕЕ...

Иногда вы можете заметить, что тот или иной пункт повестки дня касается только нескольких человек из числа присутствующих на совещании. Если вы являетесь одним из них. поговорите с другими, а затем свяжитесь с председателем и предло­жите заблаговременно провести по этому вопросу своего рода мини-совещание. Таким образом, вместо того чтобы устраивать дискуссию по этому вопросу на общем совещании — в которой каждый примет посильное и совершенно ненужное участие просто потому, что они все здесь присутствуют, — вы можете просто представить совещанию результаты вашей предварительной встречи и переходить к следующе­му вопросу

(►) Одна из основных причин неоправданно долгих совещаний заключается в том, что. когда группа достигает соглашения по тому или иному вопросу, она продолжает его обсуждение, не проявляя каких-либо признаков осоз­нания свершившегося факта. Совещание теряет свою целесообразность и обращается в нечто вроде сессии групповой терапии. Решить эту про­блему просто. Если председатель не выполняет свою работу, за него ее придется проделать вам. Дабы избежать ненужных прений, со всей поч­тительностью обратитесь к председателю: «Правильно ли я понимаю, что все мы уже пришли к согласию по этому вопросу?»

® Одна из возможных для вас альтернатив состоит в том. чтобы покинуть совещание до его окончания. Заблаговременно переговорите с председа­телем на предмет того, не может ли он изменить порядок вопросов повест­ки дня, с тем чтобы вы могли поприсутствовать на обсуждении тех вопро­сов. в решении которых вам необходимо поучаствовать, и уйти с обсужде­ния остальных. Вам придется изыскать весьма уважительную причину для такого рода поведения, в противном случае при наличии весьма словоохот­ливого председателя вскоре так будет поступать каждый. Однако, если вы. скажем, сумеете договориться на это время о встрече с каким-либо важным клиентом, ваша причина будет более чем уважительной.

ии Разумный подход

II) :

J НЕ ОПАЗДЫВАЙТЕ

Если вы хотите уйти с совещания пораньше, один совет: приходите к его началу вовремя. Это означает, что. когда вы будете уходить, вам не придется столкнуться с уже сложившимся против вас чувством неприятия или даже негодования. Вы буде­те меньше походить на человека дезорганизованного и больше — на того, у которо­го есть действительно серьезная причина покинуть совещание до его окончания.