Все операции банка проводятся на уровне лицевых счетов аналитического (или, другими словами, детального) учета. При бухгалтерском оформлении в проводке всегда фигурируют лицевые счета (двадцатиразрядные). Они являются нижним уровнем детализации. Действительно, невозможно еде - лать проводку, например, по получению в кассу банка денежных средств на депозит клиента, не указав, какому именно клиенту зачисляются деньги.

Данные аналитического учета группируются для их удобного представле­ния и анализа и образуют следующий уровень — синтетический учет — учет в обобщенных категориях. Его примером могут быть все депозиты данного типа и срока. Проводки между синтетическими счетами невозможны. Син­тетический учет основывается на системе записи на счетах, регистрах син­тетического учета и плане счетов. Внешние потребители информации, как правило, получают ее на основе синтетического учета. Его данные должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам аналитического учета.

Основными учетными регистрами, или документами аналитического учета, являются лицевые счета (выписки), ведомость остатков по счетам, ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств. Документы син­тетического учета — ежедневная оборотная ведомость и ежедневный баланс. Рассмотрим их более детально.

Согласно Правилам бухгалтерского учета № 302-П документами (или регистрами) аналитического учета являются перечисленные ниже.

Лицевые счета. Порядок отражения операций по лицевым счетам опреде­лен в характеристике каждого счета. Лицевым счетам присваиваются наи­менования и номера.

Номер лицевого счета должен однозначно определять его принадлежность конкретному клиенту и целевому назначению. В лицевых счетах показыва­ются: дата предыдущей операции по счету, входящий остаток на начало дня, обороты по дебету и кредиту, отраженные по каждому документу (сводному документу), остаток после отражения каждой операции (по усмотрению кре­дитной организации) и на конец дня. Лицевые счета ведутся на отдельных листах (карточках), в книгах либо в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной тех­ники. В реквизитах лицевых счетов отражаются дата совершения операции, номер документа, вид (шифр) операции, номер корреспондирующего счета, суммы — отдельно по дебету и кредиту, остаток и другие реквизиты.

Допускается ведение учета взносов акционеров, вкладов физических лиц, расчетов с работниками кредитной организации, учета основных средств, ма­териальных запасов и других операций по отдельным программам с отражени­ем на соответствующих счетах синтетического учета итоговыми суммами.

В соответствии с Федеральным законом «О банках и банковской деятель­ности» порядок открытия, ведения и закрытия кредитной организацией счетов клиентов как в рублях, так и в иностранной валюте устанавливается Банком России. Для открытия счета клиент предоставляет необходимые до­кументы юридической службе кредитной организации, которая проверяет их правильность, оформляет договор банковского счета. Сформированное юридическое дело хранится в юридической службе. Иной порядок и место хранения этого дела могут устанавливаться внутренним регламентом кре­дитной организации.

Для открытия счета в бухгалтерию (главному бухгалтеру, его замести­телю, начальнику отдела — в зависимости от порядка, установленного в кредитной организации) представляется распоряжение руководства кредит­ной организации об открытии счета с приложением карточки с образцами подписей и оттиска печати, заверенной в установленном порядке. В рас­поряжении указываются владелец счета, номер и дата договора банковского счета, порядок и периодичность выдачи выписок счета. Распоряжение по­сле открытия счета с отметкой должностных лиц бухгалтерии, указанных выше, передается в юридическую службу для помещения в юридическое дело клиента.

Необходимое количество экземпляров карточек с образцами подписей и оттиска печати для использования в работе ксерокопирует кредитная организация. Ксерокопии заверяет своей подписью главный бухгалтер этой организации или его заместитель.

После открытия счета завизированные главным бухгалтером или его заместителем либо другим лицом, которому предоставлено это право, кар­точки с образцами подписей и оттиска печати с указанием на них порядка и периодичности выдачи выписок владельцу счета (распорядителю счета по доверенности, которая хранится вместе с карточкой образцов подписей и оттиска печати) передаются соответствующим работникам кредитной организации.

Открытые счета клиентам регистрируются в книге регистрации открытых счетов.

В ней должны быть следующие данные:

• дата открытия счета;

• дата и номер договора об открытии счета;

• наименование клиента;

• наименование (цель) счета;

• номер лицевого счета;

• порядок и периодичность выдачи выписок счета;

• дата сообщения налоговым органам, фондам об открытии счета;

• дата закрытия счета;

• примечание.

В книге для каждого счета второго порядка открываются отдельные листы, которые пронумеровываются, прошнуровываются и опечатываются. Книга заверяется подписью главного бухгалтера или его заместителя и хранится у главного бухгалтера в несгораемом шкафу (сейфе).

Счета физических лиц по вкладам (депозитам) открываются с соблюде­нием требований гражданского законодательства Российской Федерации. Открытые физическим лицам счета по вкладам (депозитам) отражаются в книге регистрации открытых счетов в общем порядке.

Если законодательством Российской Федерации не предусмотрено со­общать налоговым органам, внебюджетным фондам об открытии счета, то в книге регистрации счетов в графе «Дата сообщения налоговым органам, фондам об открытии счета» делается надпись «Не требуется».

Лицевые счета, открываемые для учета имущества, расчетов, участия, капи­тала, доходов, расходов, результатов деятельности и т. п., также регистрируют­ся в книге регистрации открытых счетов по внутрибанковским операциям.

Учетной политикой кредитной организации может быть предусмотрено ведение книги регистрации лицевых счетов в электронном виде и подписа­ние ее аналогами собственноручной подписи главного бухгалтера или его заместителя, при этом должны быть обеспечены меры защиты информации от несанкционированного доступа. В этом случае ежедневно распечаты­ваются отдельные ведомости вновь открытых и закрытых счетов, которые подшиваются в отдельное дело и хранятся у главного бухгалтера или его заместителя. На каждое 1-е число года, следующего за отчетным, а при необходимости — в другие сроки в течение года ведущаяся в электронном виде книга регистрации счетов выводится на печать. Отдельные листы книги сшиваются, пронумеровываются, скрепляются печатью и подписываются главным бухгалтером. Сформированная книга регистрации счетов сверяется с ведомостями открытых и закрытых счетов, прошнуровывается, опечатыва­ется, подписывается главным бухгалтером или его заместителем и сдается в архив. При необходимости кредитная организация может вести несколько книг регистрации счетов с обязательной сквозной нумерацией каждого листа по всем книгам.

Внесение изменений в книгу учета лицевых счетов клиентов осуществля­ется только с разрешения главного бухгалтера либо его заместителя.

В случае закрытия счета, а также при изменении наименования органи­зации либо номера счета его владелец обязан возвратить кредитной органи­зации чековые книжки с неиспользованными чеками и корешками вместе с заявлением, в котором указываются номера возвращаемых чеков. Если счет закрывается, то в этом заявлении должны содержаться подтверждение остатка средств на счете на день закрытия и указание по перечислению остатка средств.

Лицевые счета клиентов печатаются применительно к действующим фор­мам бланков в двух экземплярах и передаются операционному работнику банка. Второй экземпляр является выпиской из лицевого счета и предна­значается для выдачи или отсылки клиенту.

Лицевые счета, выписки из которых клиентам не выдаются, печатаются в одном экземпляре, а ведущиеся в виде электронных баз данных распеча­тываются для выдачи клиенту в виде выписки, если иное не предусмотрено договором с клиентом.

Выписки из лицевых счетов, распечатанные с использованием средств вычислительной техники, выдаются клиентам без штампов и подписей ра­ботников кредитной организации.

Выписки на бумажных носителях выдаются в порядке и сроки, указанные в карточках с образцами подписей и оттиска печати. На лицевом счете (первом экземпляре) бухгалтерским работником ставится штамп «Выписка выдана за «___ »____ г. в порядке_________________________________________

Подпись работника кредитной организации_______________________

Дата «__ »________________ г.»

Изменение порядка выдачи выписок может быть допущено только в случаях, если выписку желают получить распорядители счета (один из них). В других случаях отступление от согласованного с клиентом порядка может разрешить главный бухгалтер, его заместитель, начальник отдела.

По суммам, проведенным по кредиту, к выпискам из лицевых счетов долж­ны прилагаться документы (их копии), на основании которых совершены записи по счету.

На документах, прилагаемых к выпискам, должны проставляться штамп и календарный штемпель даты провода документа по лицевому счету. Штамп проставляется только на основном приложении к выписке. На тех дополни­тельных документах, которые поясняют и расшифровывают содержание и общую сумму операций, обозначенных в основном приложении, штамп не ставится. Если прилагаемые к выпискам документы, на основании которых совершены записи по счету, предъявляются клиенту в электронном виде, то указанные документы:

• подписываются аналогами собственноручной подписи уполномочен­ного лица;

• содержат дату провода документа по лицевому счету.

Не заверяются оттиском указанного штампа лишние экземпляры опла­ченных расчетных документов, прилагаемые к выпискам из счетов клиентов, уже снабженные штампом кредитной организации на ранней стадии их об­работки, а также документы по приходным кассовым операциям.

Владелец счета обязан в течение 10 дней после выдачи ему выписок пись­менно сообщить кредитной организации о суммах, ошибочно записанных в кредит или дебет счета. При непоступлении от клиента в указанные сроки возражений совершенные операции и остаток средств на счете считаются подтвержденными.

Письменные и устные справки об операциях, совершаемых по счетам, вы­даются только в случаях, предусмотренных Федеральным законом «О банках и банковской деятельности» и другими законодательными актами.

В случае утери клиентом выписки из лицевого счета ее дубликат может быть выдан клиенту только с письменного разрешения руководителя кредит­ной организации или его заместителя по заявлению клиента, где он обязан указать причины утраты выписки, подписанного руководителем и главным бухгалтером организации, физическим лицом — владельцем счета. На ти­тульной части дубликата делается надпись:

«Дубликат выписки за «__ »_________________ г.»

Дубликаты выписок из лицевых счетов составляются на бланках этих счетов с защитной сеткой. Если имеется техническая возможность, такие дубликаты могут составляться в электронном виде или получаться посред­ством ксерокопии.

Дубликат выписки подписывается бухгалтерским работником и главным бухгалтером или его заместителем или начальником отдела, скрепляется от­тиском печати кредитной организации и выдается представителю клиента под расписку на заявлении.

На титульной части лицевого счета, по которому составлен дубликат, делается надпись:

«“___ ”»________________ г. Выдан дубликат выписки».

Эта надпись скрепляется подписями главного бухгалтера или его заме­стителя.

После выдачи (высылки) выписок клиентам лицевые счета за отчетный ме­сяц брошюруются в пачки в возрастающем порядке номеров счетов по балан­совым и внебалансовым счетам и сдаются в архив. База данных лицевых счетов в электронном виде ведется с обязательным дублированием как минимум на двух различных носителях и должна обеспечивать сохранение информации в течение срока, установленного для хранения соответствующих документов.

Ведомость остатков по счетам первого, второго порядка, лицевым счетам, балансовым и внебалансовым счетам. Составляется ежедневно. По решению руководства кредитной организации ведомость остатков в разрезе лицевых счетов по счетам, требующим конфиденциальности, составляется отдельно. В общую ведомость остатков включаются итоги по этим счетам.

Ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств. Ведомость ведется по счетам, по которым определены сроки размещения (привлечения) средств, получается программным путем ежедневно и выдается на печать по мере необходимости.

Ведомость остатков по счетам, ведомость остатков размещенных (привле­ченных) средств подписываются после рассмотрения главным бухгалтером или по его поручению — заместителем главного бухгалтера.

Рассмотрим документы синтетического учета.

Ежедневная оборотная ведомость составляется по балансовым и внеба­лансовым счетам. Внутри месяца обороты показываются задень. Кроме того, на 1-е число составляется оборотная ведомость за месяц, на квартальные и годовые даты — нарастающими оборотами с начала года.

Ежедневный баланс. Форма баланса, а также порядок его составления изложены в Приложении 9 к Правилам № 302. Ежедневный баланс по опера­циям, совершаемым непосредственно кредитной организацией, должен быть составлен за истекший день до 12 часов местного времени на следующий рабочий день, сводный баланс с включением балансов филиалов составляется до 12 часов следующего рабочего дня после составления баланса по опера­циям, непосредственно выполняемым кредитной организацией. Баланс для публикации составляется на основе баланса по счетам второго порядка по форме, утвержденной Банком России.

Балансы и оборотные ведомости подписываются после их рассмотрения руководителем кредитной организации, главным бухгалтером или по их по­ручению — заместителями.

Суммы, отраженные по счетам аналитического учета, должны соответ­ствовать суммам, отраженным по счетам синтетического учета. Это должно достигаться устойчивым программным обеспечением, одновременным электронным отражением операций во взаимосвязанных регистрах бухгал­терского учета.

Перед подписанием баланса главный бухгалтер или по его поручению — работник кредитной организации должен сверить:

• соответствие остатков по счетам второго порядка, отраженным в балан­се, остаткам, показанным в оборотной ведомости, ведомости остатков по счетам;

• соответствие остатков по счетам второго порядка, отраженным в ведо­мости остатков по счетам, остаткам, показанным в ведомости остатков размещенных (привлеченных) средств.

О произведенной сверке делается соответствующая запись в балансе перед подписями должностных лиц. Если по поручению главного бухгалтера сверку производил бухгалтерский работник, то он визирует надпись о про­изведенной сверке.

При выявлении расхождений выясняются причины и принимаются меры к их устранению. Если необходимо сделать исправительные проводки, то они делаются в установленном порядке.

Исправление ошибки совершается в момент ее обнаружения. Перепечаты­вание материалов аналитического и синтетического учета не допускается.

Применяемым в банковской бухгалтерской практике методом исправле­ния ошибок является обратная проводка. В ней операция делается на ту же сумму, только с обратной корреспонденцией счетов. Данный метод имеет один существенный недостаток — это увеличение оборотов по счетам, не связанное с экономической активностью и реальными операциями. Так на­зываемое красное сторнирование, проводки с «красными», отрицательными суммами в банковском бухгалтерском учете запрещены.