Уровень регламентации

Правила работы с документами должны регламентироваться на уровне родительской организации. Полномочия проектной команды в части регламентации правил работы с документами должны быть све­дены к минимуму. Лишь в тех случаях, когда появляются новые типы документов, проектная команда вправе вводить свои правила. Служба, отвечающая за функционирование корпоративной системы управле­ния проектами, обязана корректировать правила по мере возникнове­ния новых документов.

Унификация правил позволяет упростить контроль и накопление знаний. Кроме того, и это главное, наличие унифицированных правил дает большую экономию управленческого времени. При отсутствии правил проектной команде приходится тратить большую часть време­ни не на составление документов, а на изобретение форм документов.

Шаблоны и образцы документов

В родительской организации должна проводиться постоянная рабо­та по накоплению шаблонов и образцов документов. Форма (шаблон) является документом для заполнения. Образец является формой с при­мерами заполнения. Первоначально образцы могут составляться для выдуманных, в реальности не существующих проектов. Более эффек­тивным является использование в качестве образцов документов ре­ально выполненных проектов. Минимальным необходимым уровнем является наличие в базе документов 100-200 шаблонов и образцов.

Перечень обязательных документов, статус документа

Не все документы, рождающиеся у разработчика, необходимы дру­гим работникам. К таким можно отнести докумен ты чернового, лич­ного характера. На уровне компании должен быть определен список типов документов, имеющих ценность для компании. Подобные доку­менты могут иметь названия: документы компании, обязательные до­кументы. Для каждого обязательного документа желательно наличие формы этого документа.

К числу обязательных документов могут относиться:

• план проекта, включая компоненты плана: требования заказчика и т. д.;

• контрольные списки;

• протоколы совещаний;

• отчеты;

• презентации;

• внутренние и внешние письма;

• контракты;

• технические документы.

Требования к атрибутам документов

Даже при отсутствии общекорпоративной системы управления до­кументооборотом (в особенности, современных электронных систем) необходимо стремиться в присвоении каждому документу достаточно­го количества атрибутов. Атрибутами документа могут быть:

• номер документа;

• статус документа (документ компании или документ разработчика);

• адресат (если документ является письмом, служебной запиской и т. п.);

• версия документа;

• разработчик;

• утверждающее лицо;

• подразделение;

• дата разработки;

• дата утверждения;

• тип документа;

• раздел каталога документов.

Атрибуты документа должны отражаться в самом документе и в сис­теме регистрации.

Требования к нумерации

Особым атрибутом является номер документа. В рамках проектной деятельности рекомендуется присваивать номера на уровне каждого разработчика, что позволит управлять наибольшим количеством ин­формации. Формула номера документа может выглядеть следующим образом:

X-YY-ZZZ-NNN, где:

X — статус документа (К-документ компании, Р - документ разработчика);

YY — номер проекта; ZZZ — ФИО разработчика;

NNN — номер документа (присваивается разработчиком). Электронное имя файла должно начинаться с номера документа, а затем размещаются текстовые пояснения.

Электронные письма должны нумероваться независимо от номеров прикрепленных документов. Ответы на письма можно не нумеровать. Тема письма должна начинаться с номера.

Требования к формату документов

На уровне компании следует определить требования к форматирова­нию: размер страницы, тип колонтитула, тип шрифта, параметры абза­ца. Дополнительно рекомендуется определить требования не только к текстовым документам, но и к другим электронным форматам, прежде всего, для презентаций PowerPoint и технических чертежей.

Регистрации документов

Каждый разработчик документов должен вести журнал регистрации документов. Журнал ведется в виде таблицы, названия колонок кото­рой соответствуют применяемым атрибутам.

Для российских специалистов ведение такого индивидуального журнала крайне непривычно. Тем не менее, следует последовательно добиваться от каждого работника ведения журнала регистрации.

Даже для небольших проектов рекомендуется использовать функ­цию централизованной регистрации документов при пересылках меж­ду различными контрагентами.

Требования к распределенному хранению документов

Бумажные документы проекта, обыкновенно, хранятся в соответс­твии с правилами компании.

Электронные документы оказываются распределенными на компью­терах членов проектной команды. Если не предпринять заранее мер, то после прекращения проекта документы либо невозможно собрать, либо невозможно структурировать.

В связи с этим, для всех членов проектной команды должны быть ус­тановлены единые правила структурирования и хранения документов на электронных носителях. Электронные папки должны иметь иден­тичную структуру. В качестве структуры папок можно рекомендовать: • Проект (номер и название проекта) о 01 План проекта о 02 Техническая документация о 03 Внутренняя переписка о 04 Внешняя переписка о 05 Финансовые документы о 06 Отчеты о 07 Прочие документы

Решение об установлении структуры папок принимает менеджер проекта. Другие члены проектной команды не вправе изменять струк­туру, в частности, вводить подпапки. Внутри папок все электронные файлы должны иметь нумерацию.

Одному из членов проектной команды должно быть поручено ве­дение архива проекта. Архив проекта имеет общую структуру папок. Периодически документы из компьютеров членов проектной коман­ды должны копироваться в общий архив. Наличие общей структуры и уникальных названий электронных файлов позволит быстро проводить копирование (из папки в папку) при сохранении общей структуры.