Руководители ГУП «Мосгортранс» определили цели внедрения но­вого инструмента управления. Требовалась система, не только автоматически формирующая стандартную отчетность, но и обе­спечивающая необходимую аналитику для управления и контроля. Информация о несоблюдении норм, о несоответствии реальных показателей заданному диапазону значений должна поступать не­замедлительно.

Перед рабочей группой ГУП «Мосгортранс» по внедрению ЕАСУ ФХД, а также перед консалтинговой компанией «АНКЕИ/смарттех - нологии» были поставлены следующие стратегические цели:

► создание единого информационного пространства предпри­ятия;

► сокращение затрат и повышение общей эффективности дея­тельности;

► получение актуальной достоверной информации по всем сфе­рам финансово-хозяйственной деятельности;

► создание мощного аналитического инструмента.

Определены и функциональные цели:

► унификация алгоритмов и отчетных форм;

► возможность получения финансовой информации в любой момент времени и с необходимой степенью детализации, в том числе требуемой для внедрения системы бюджетирования;

► усиление контроля правильности выполнения учетной поли­тики и бухгалтерских процедур;

►создание возможностей для формирования оперативной от­четности за любой период времени;

►интеграция с внешними системами (АСКП, АСУ «Навигация», АСУ «Рейс», АСУ «РМТ»);

►обеспечение четкого разграничения прав и полномочий поль­зователей;

►обеспечение единой информационной и технической поддерж­ки системы;

►централизация закупочной деятельности;

►планирование затрат по местам их возникновения и носите­лям;

►детализация фактических затрат по элементам и видам работ.

В процессе выбора системы ЕАСУ ФХД специалисты ГУП «Мос­гортранс» рассматривали несколько поставщиков, среди которых были как мировые производители, так и отечественные разработ­чики. Проведена большая аналитическая работа по оценке сравни­тельных характеристик систем, в результате которой предпочтение было отдано решению SAP ERP, обладающему рядом ключевых преимуществ.

►Решение SAP позволяет обрабатывать соответствующие пасса­жирскому транспорту Москвы объемы информации.

►В нем наилучшим образом реализованы все основные бизнес - процессы — бухгалтерский и налоговый учет, учет затрат и за­купок, ремонт, управление персоналом.

►Имеется соответствующий набор рекомендаций и сертифика­тов для использования в государственных и муниципальных предприятиях.

►Существует положительный опыт внедрения системы на оте­чественных предприятиях, в том числе и в транспортной от­расли.

►SAP — это тысячи систем, работающих на предприятиях по всему миру.

►Компания SAP — лидер в области разработки и продаж корпо­ративных систем управления.

Открытый тендер на разработку и внедрение решения SAP вы- играла компания «АНКЕИ/смарттехнологии», официальный парт­нер SAP. В 2004 г. был подписан договор на поставку решения SAP ERP. Началось внедрение Автоматизированной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью ГУП «Мосгортранс».

Сотрудничество и взаимовыручка

После подписания договора руководство ГУП «Мосгортранс» созда­ло Управляющий совет под председательством генерального дирек­тора, в который вошли руководители всех ключевых подразделений ГУП «Мосгортранс». Управляющий совет расширил Рабочую группу по внедрению БАСУ ФХД, куда были включены как сотрудники ГУП «Мосгортранс», так и представители компании «АНКЕЙ/смарттех - нологии».

Успех проекта во многом обусловлен сплоченной работой со­трудников ГУП «Мосгортранс» и компании «АНКЕЙ/смарттехноло - гии» на всех этапах проекта. Каждая из участвующих сторон при­вносила свои знания и опыт.

Однако внедрение решения SAP на одном из крупнейших транс­портных предприятий мира, каковым является ГУП «Мосгортранс», потребовало новых подходов и значительно обогатило опыт участ­ников внедрения. Наиболее тяжелыми оказались следующие про­блемы.

► Преодоление сопротивления новому: только решительность руководства заставила поверить, что учет и прозрачность не­избежны и стиль работы надо менять.

► Создание универсального решения для парков с учетом разно­родной специфики по видам транспорта (автобус, троллейбус, трамвай).

► Оптимизация распределения работ, устоявшихся за десятиле­тия, между подразделениями с целью оперативного получения аналитической информации.

► Работа в режиме реального времени, когда становилось невоз­можным «отложить на завтра то, что можно и нужно сделать сегодня».

В результате деятельности Рабочей группы создан целый ряд регламентирующих документов и технологических разработок:

► Единая унифицированная организационная структура и штат­ное расписание автобусного парка;

► Классификатор затрат;

► Методика распределения косвенных расходов по всем видам деятельности;

► Методика калькуляций по видам ремонта подвижного состава;

► Классификатор основных средств;

► Регламент ведения Единых справочников.

Решения внедрялись в работу ЕАСУ ФХД только после согласова­ния методологии с каждым из подразделений. В ходе выполнения проекта между членами Рабочей группы выработался партнерский подход, направленный на совместное разрешение проблем, при ко­тором сотрудники ГУП «Мосгортранс» и компании «АНКЕЙ/смарт - технологии» были активно вовлечены в постановку целей, сбор дан­ных, анализ и решение задачи, равно разделяя ответственность за успех или провал.

Что выполнено

В ходе проекта оптимизированы и автоматизированы следующие процессы в 17 автобусных парках:

►планирование и учет работы подвижного состава на линии;

►планирование и учет работ по техническому обслуживанию и ремонту подвижного состава;

►бухгалтерский учет;

►администрирование персонала;

►расчет заработной платы;

►планирование и учет затрат;

►управление закупками, хранением и отпуском запасных ча­стей, узлов, агрегатов и материалов.

Единая система управления успешно эксплуатируется в следу­ющих подразделениях:

►Аппарат управления ГУП «Мосгортранс» (контрольные функ­ции);

►17 автобусных парков.

Экономические отделы автобусных парков осуществляют плани­рование технико-эксплуатационных показателей на основании данных электронного расписания, загрузку которого выполняет Служба движения. Контроль фактических затрат ведется как по месту их возникновения, так и по структурным единицам (колонна, цех, участок и т. д.).

В ходе проекта внедрения были реализованы бухгалтерский учет, планирование и учет затрат.

Даже в столь хорошо регламентированной и строгой области, как бухгалтерский учет, удалось добиться усовершенствований в резуль­тате внедрения решения SAP.

►Создана система сквозного учета и отражения всех хозяйствен­ных операций по структурным подразделениям при полной стандартизации бухгалтерской отчетности.

► Разделены выполняемые функции благодаря введению авто­матизированной проверки правильности вводимой инфор­мации.

► Стандартизированы общие для всех подразделений операции с автоматизированным выполнением бухгалтерских проводок по единому плану счетов.

► Улучшен контроль над ежедневной деятельностью сотрудников бухгалтерий за счет перехода на технологию работы «день в день», при которой полученные документы регистрируются в системе в день получения.

► Поддерживается достоверная база данных для расчета себе­стоимости по видам деятельности и установленных налогов.