Система визирования

17 апреля, 2016 admin

Система визирования банковских документов в силу своей сложности и запутанности в банках часто является одной из основных проблем в орга­низации документооборота. Документы могут визироваться практически у всех вышестоящих руководителей, что приводит к излишней загруженности высшего и среднего звена руководителей организации. Это может также приводить к задержкам в оформлении клиентских документов и увеличению времени их обслуживания, поскольку исполнителям необходимо «согласо­вать» и «утвердить» ту или иную операцию, даже когда она является типовой или на нее уже ранее получено разрешение. Например, может возникнуть ситуация, когда уже после положительного решения вопроса о выдаче ссуды клиенту необходимо «собрать подписи» отдельных руководителей на непо­средственную выдачу кредита. В такой ситуации целесообразным может быть введение системы визирования, основанной на следующих очень простых правилах:

• каждое визирование должно преследовать конкретные цели, а не быть данью уважения к вышестоящему начальству;

• система визирования должна быть дифференцирована исходя из тре­бований качества обслуживания клиентов и лишь затем — из сооб­ражений безопасности;

• систему визирования должны регламентировать правила, которые из­вестны всем сотрудникам банка и исполнение которых должно быть неукоснительным.

Предложим следующие основные правила визирования (табл. 10.2).

Таблица 1 0.2

Правила визирования документов

Наименование должностного лица

Задача визирования

Исполнитель

Показывает, кто сформировал документ и что документ прошел стадию обработки

Последконтроль

Проверяет соответствие реквизитов и остатки на счетах. Визирует реестры документов, принятых отделом и хранящихся в документах дня отдела

Начальник отдела

Визирует отчетность, предоставляемую отделом, а также выполняет функции последконтроля в случае его отсутствия

Начальник управления

Контролирует внутренние расходы в рамках бюджета управления

Начальник

департамента

Контролирует внутренние расходы в рамках бюджета департамента

Курирующий

заместитель

председателя

Контролирует все операции с нетиповыми условиями или операции, совер­шаемые впервые, визирование договоров по своему профилю деятельности

Председатель

Контролирует распоряжения комитетов, издает приказы по банку, санкцио­нирует расходы сверх бюджета

Главный бухгалтер

Контролирует соответствие документа требованиям бухучета, законодатель­ству Российской Федерации и нормативным актам, подписывает документы с регламентируемой подписью главного бухгалтера

Юрист

Подтверждает, что документ не несет негативных правовых последствий для банка

Печать(канцелярия)

Подтверждает, что все визы и подписи сверены

Окончание табл. 10.2

Наименование должностного лица

Задача визирования

Руководитель казна­чейства

Визирует расходы банка в рамках утвержденного бюджета, визирует указа­ния по изменению сумм авансов

Визирование у членов правления

В случае передачи на визирование членам правления документ передается в канцелярию с разборчивым указанием фамилии исполнителя

Прочие правила

Суть праяил

Движение документов

Документ движется по предусмотренным регламентами стадиям его обработ­ки с учетом задач визирования вверх по структурной цепочке (от исполните­ля к руководству)

Осуществление запро­сов в ходе обработки документа

Запросы по документу могут возникать и удовлетворяться на любой стадии визирования, но в первую очередь должны быть обращены к исполнителю документа, а уже потом при необходимости — к завизировавшим его лицам

Визирование вторич­ных документов

Документ, сформированный на основании другого утвержденного докумен­та, требует визирования только исполнителем

Внешние платежи банка

Все внешние платежи банка свыше суммы, устанавливаемой индивидуально исходя из величины риска для конкретного банка, проходят визирование у ответственного руководителя

Изменения в утверж­денных документах

Изменения в утвержденных документах визируются так же, как и сами до­кументы

Введение предложенной или подобной ей системы визирования на прак­тике способно решить многие проблемы, возникающие изданной стадии об­работки документов, и позволяет снизить нагрузку на руководителей высшего и среднего звена за счет переноса принятия менее значительных решений и контроля за их исполнением на более низкий уровень.

Завершая эту тему, хотелось бы обратить внимание на составляющие экономической эффективности оптимизации документооборота. Среди них, естественно, существуют такие, которые практически невозможно или по крайней мере очень сложно выразить в цифрах. К ним относятся повы­шение: качества и скорости обслуживания клиентов, заинтересованности работников в качестве выполнения работы (за счет улучшения организации и общего порядка работы банка), безопасности (так как при беспорядке всегда более высок риск злоупотреблений), контролируемости и управляемости внутренними процессами и т. п.

В то же время оптимизация документооборота приводит к результатам, ко­торые с экономической точки зрения легко подсчитать. Это возможное сокра­щение персонала операционных подразделений и обслуживающего персонала (курьеров, водителей, помощников и т. п.), интенсификация труда, снижение затрат на бумагу (они, как ни странно, в крупных банках могут быть весьма высоки), высвобождение площадей (как следствие — сокращение работников и архивных помещений), сокращение части высокооплачиваемого админи­стративного персонала, вовлеченного в документооборот, и т. п.

Все эти реальные позитивные результаты вполне оправдывают затраты на оптимизацию внутрибанковского документооборота.

Опубликовано в Банковское дело
«
»

Комментарии закрыты.