Как указывалось в первой части, управление проектной докумен­тацией является одной из основ проектной технологии. В компаниях, где применяются современные электронные методы управления доку­ментооборотом и банком знаний, включение системы управления про­ектной документацией в общую систему должно пройти без особых затруднений.

При отсутствии в компании электронных программ управления до­кументооборотом неизбежно использование ручных способов для уче­та наличия и оборота документов.

Для электронной автоматизации способов работы с документацией можно рекомендовать ряд простых приемов.

(1). Составьте список всех документов в формате Web-страниц (пер­вая страница пакета управляющих документов). Создать Web-страни­цу можно в редакторе MS Word. Названия документов в этом списке сопроводите гиперссылками. После размещения первой страницы на корпоративном сервере пользователи смогут быстро искать и откры­вать необходимый документ.

(2) . Глоссарий системы управления проектами удобно перенести в электронную таблицу MS Excel. Рекомендуется сделать три колонки: категория, термин, трактовка термина. Такая структура позволит поль­зователям быстро найти необходимый термин.

(3) . Наиболее трудоемкой процедурой является составление списка электронных документов. Операционная система Windows не имеет возможности для простого составления такого списка. Тем не менее, в программе MS Excel можно составить несложную программу (код на Visual Basic), которая позволит нажатием кнопки на экране сразу составить список документов.

Образец кода приведен ниже. Код просматривает все вложенные папки и файлы в них относительно папки, в которой размешен файл с кодом. Код выводит на страницу весь перечень файлов вместе с ги­перссылками на каждый документ.

На листе MS Excel нужно вставить кнопку "обновить список", а к ней присоединить код. В ячейке А1 напечатать название списка. Во второй строчке напечатать названия столбцов в соответствии с таблицей:

Позиция ячейки	Название столбца
A2	Название файла
B2	Путь к родительской папке файла
C2	Тип файла
D2	Дата создания файла
E2	Дата изменения файла
F2	Размер файла, бт

Private Sub CommandButton1_Click() Application. Screenllpdating = False

Dim BaseFolderPath As String BaseFolderPath = ActiveWorkbook. Path

Dim fs, BaseFolderObject

Set fs = CreateObjectf'Scripting. FileSystemObject") Set BaseFolderObject = fs. GetFolder(BaseFolderPath)

Dim FolderListQ As String, CountOld As Integer, CountNew As Long CountOld = 0 ReDim FolderList(O)

CountNew = 1

ReDim Preserve FolderList(CountNew) FolderList(1) = BaseFolderPath

Do While CountOld < CountNew DLimit = CountOld + 1 ULimit = CountNew For N = DLimit To ULimit CountOld = CountOld + 1

Set CurrentFolderObject_1 = fs. GetFolder{FolderList(N)) Set FolderCollection = CurrentFolderObject_1 .SubFolders

If FolderCollection. Count <> 0 Then For Each CurrentFolderObject_2 In FolderCollection CountNew = CountNew + 1 ReDim Preserve FolderList(CountNew) FolderList(CountNew) = CurrentFolderObject_2.Path Next End If Next N Loop

Range("A3:F65536").Select Selection. ClearContents

CountFiles = 0

For I = 1 To CountNew Set CurrentFolderObject = fs. GetFolder(Folderf_ist(l)) Set fc = CurrentFolderObject. Files For Each f1 In fc Cells(CountFiles + 3,1), Select Cells(l + 2,1).Hyperlinks. Add Anchor:=Selection, _ Address:=f1 .Path, _ TextToDisplay:=f1 .Name

Cells(CountFiles + 3, 2) = fl. ParentFolder Cells(CountFiles + 3, 3) = f1 .Type Cells(CountFiles + 3,4) = f1 .DateCreated Cells(CountFiles + 3,5) = f1 .DateLastModified Cells(CountFiles + 3,6) = f1 .Size

CountFiles = CountFiles + 1 Next Next I

If CountFiles <> 0 Then FileList = "A3:F" & (CountFiles + 2)

Range(FileList).Sort Key1 :=Range("A5"), Orderl :=xlAscending, Header:=xlGuess, OrderCustom:=1, MatchCase:=False, _ Orientation:=xlTopToBottom, DataOptionl :=xlSortNormal End If

Range("A3").Select Application. Screenllpdating = True End Sub

Модель R0. Стандарты

13. R0.F09. Отчете 14. R0.F10. Запросе 15. R0.F11. Приказ об 16. R0.F12. Акт 17. R0.F13. Финальный от 18. R0.F14.

Жизненный цикл любых проектов компании должен быть основан на базовой последовательности этапов, называемых Базовым жизнен­ным циклом проекта, см. таблицу №1 и рис.1.

Таблица №1. Базовый жизненный цикл проекта

Название этапа	Характеристика этапа	Отношение к другим этапам
Открытие проекта	Управленческий этап. На основе идеи готовится первая версия Плана проекта. Выпускается приказ об открытии Проекта	Выполняется рань­ше любых других приказов
Этап управления работами	Управленческий этап. Выполняется контроль работ. Анализируются отклонения, пред­принимаются корректирующие действия по их ликвидации. Происходит выпуск новых версий Плана проекта.	Выполняется сра­чу после открытия проекта
Этап выполнения работ	Технический этап. Выполняются работы по созданию Продукта проекта	Выполняется после открытия проекта. Старт этапа может от­ставать от старта этапа управления работами
Закрытие проекта	Управленческий этап. Проектная деятельность сворачива­ется. Выпускается приказ о закры­тии проекта	Выполняется после всех иных этапов

Рисунок 1. Базовый жизненный цикл

Проектная команда может предложить для своего проекта вариант, отличающийся от Базового цикла. Компания допускает следующие из­менения по сравнению с Базовым циклом:

• вновь возникшие этапы должны соответствовать получению су­щественных результатов и обязательно завершаться ключевыми событиями, которые в свою очередь включаются в перечень ключе­вых показателей Плана проекта;

• вместо этапа управления работ может быть введено несколько уп­равленческих этапов;

• вместо этапа выполнения работ может быть введено несколько тех­нических этапов;

• этапы открытия проекта и закрытия проекта проектная команда не вправе изменять;

• вновь возникшие управленческие этапы могут выполняться параллельно;

• вновь возникшие технические этапы могут выполняться параллельно.

Пример жизненного цикла показан на рис.2.

Рисунок 2. Пример жизненного цикла проекта