Как только вы составите этот перечень, у вас появится возможность установить приоритеты — что требует незамедлительного выполнения, а что может и подождать. Итак, возьмите лист бумаги. Да-да, старая привычная бумага. Забудьте вы о компьютере, органайзере и прочих новомодных штучках. Теперь запишите все. что вам предстоит сделать. Например, вам необходимо написать и отправить несколько деловых писем, сделать заметки к докладу, нуждающемуся в доработке, и не забыть прочесть отчет, нужно еще кое с кем пересечься по поводу заказа Джонсона — и все в том же роде. В новом перечне дел должны быть только короткие заметки типа:

Ответить на письмо Питера.

Разложить рекламные материалы.

Позвонить Тони и Алисе относительно совещания по сбыту. Подготовить отчет для Стэнли.

Узнать у аудиторов, когда они прибудут.

Отменить совещание, назначенное на пятницу.

Вам не нужно записывать, почему каждый из этих пунктов должен быть выполнен, достаточно того, что все они зафиксированы в списке заданий.

Теперь нужно навести в этом перечне порядок. Если четыре пункта требуют письменного ответа, объедините их в одну группу и выделите время на то, чтобы сесть и написать. Если пять пунктов подразумева­ют телефонные звонки, выделите время на телефон. Целесообразно посвятить время чему-нибудь одному, вместо того чтобы сделать один звонок, потом написать один отчет, затем отослать одно сообщение и опять хвататься за трубку телефона. Если станете метаться от одного к другому, вы не сможете «сориентироваться на местности». Важно сгруппировать задачи по типу, например «телефонные переговоры», и выполнить их все за один присест.

После этого можно подумать об очередности. Возможно, замечания к отчету Тейлора нужно сделать к обеду, но вот письмо Питеру отно­сительно намеченной на следующий год конференции по сбыту может подождать до конца дня или даже недели. Теперь вам прекрасно вид­но, что требует первоочередного внимания. Но если вы собираетесь засесть за чтение этого чертова отчета, с тем же успехом можно заод­но прочитать и остальные бумаги. А потом можно махом написать и все заметки, раз уж вы открыли Word, чтобы сэкономить время.

Этот единый перечень заданий избавит вас от лишних действий. Обновляйте его каждое утро. Вычеркивайте то, что было сделано вче­ра, и вписывайте новые задания на сегодня. Можно даже завести небольшой блокнот и отрывать в нем по страничке всякий раз, как записанные на ней задания будут выполнены. Когда у вас войдет в привычку составлять подобное расписание, вы обнаружите, что стрес­совых ситуаций стало намного меньше.

Теперь, когда все задания внесены в один список, их можно рас­сортировать. С любым делом можно поступить лишь одним из четырех способов:

® претворить в жизнь,

® поручить другому.

(►) перенести на более поздний срок,

(►) пренебречь им.

7. Ответить но письмо Питеро.

2. Разложить рекламные материалы.

3. Позвонить Тони и Алисе относительно совещания по сбыту.

4. Подготовить отчет для Стэнли.

5. Узнать у аудиторов, когда те прибудут.

6. Отменить совещание, назначенное но пятницу.

1. Ответить на письмо. Питеру нужны кое-какие данные о сбыте автомобилей в Германии для его отчета, который предстоит сдать только в следующем году. Времени навалом. Можно их отослать, когда найдутся лишние пять минут. — перенести на более поздний срок.

2. Разложить рекламные материалы. Эту работу можно поручить Джимми из отдела доставки — поручить другому.

3. Позвонить Тони и Алисе. Это можно сделать, когда вы сядете у телефо­на. — претворить в жизнь.

4. Отчет для Стэнли. Стэнли командировали в Ньюкасл и заменят его не раньше чем через полтора месяца — вряд ли его сменщику потребуется этот отчет — пренебречь им.

5. Узнать у аудиторов о времени их прибытия. Будете делать телефонные звонки, заодно и узнаете — претворить в жизнь.

6. Отменить совещание, назначенное на пятницу. Срочно — претворить в жизнь.

Стоит несколько раз проделать эту процедуру, и она станет для вас рядовой. Теперь осталось собрать воедино все задачи, которые вы решили перепоручить другим, и сделать это. Потом запланируйте вре­мя на выполнение заданий, которые вы отложили на будущее, и сде­лайте соответствующие пометки в ежедневнике — вы ведь их только отложили, а не отменили.

Теперь отведите время на то, с чем придется разобраться немед­ленно. Оставшиеся в списке дела — это то, что решено не делать, вы­черкните их.