Еще одним важным экономическим механизмом регулирования ИТ-процессов является распределение связанных с ИТ издержек по бизнес-подразделениям. Все издержки службы ИТ, которая является обслуживающей структурой, должны распределяться по бизнес-подразделениям, включая:

• оборудование;

• программное обеспечение;

• телекоммуникации;

• зарплату ИТ-специалистов;

• административные издержки и прочие расходы.

Необходимо сразу оговориться, что эта мера имеет смысл только в том случае, если в банке применяется финансовая модель управления, исполь­зующая распределение издержек между функциональными подразделениями и оценки их деятельности с учетом такого распределения.

Этот механизм позволяет существенно повысить контролируемость расходов со стороны бизнес-подразделений, так как, если ИТ-расходы будут уменьшать их финансовый результат, они волей-неволей будут вовлечены в принятие решений по инвестициям и будут контролировать их адекватность и эффективность.

Одной из главных проблем при организации распределения ИТ-издержек между остальными подразделениями является расчет стоимости услуг ИТ, раз­работка оптимальной модели которого осложняется тем, что требуется весьма существенная их «настройка» и обкатка в процессе реальной работы, чтобы результаты такого распределения учитывали специфику работы и исполь­зования ИТ в различных бизнес-процессах. Так, если пойти по простейшей модели и распределять затраты пропорционально количеству персональных компьютеров, то может возникнуть ситуация, когда ИТ-затраты двух подраз­делений примерно равны, так как равно количество компьютеров, однако объем операций и доходы отличаются во много раз. Это будет искажать реальный финансовый результат работы подразделений и в конечном счете подорвет доверие ко всей системе бюджетирования в банке.

Поэтому необходимо, чтобы модель распределения затрат учитывала не только количество компьютеров, но и многие другие факторы, которыми могут быть: объем операций, используемые приложения, частота обращений в службу поддержки, объем использования дискового пространства и т. п. Издержки по задачам, связанным с деятельностью одного подразделения, не должны распределяться по другим подразделениям.

На практике наиболее редко встречается распределение издержек, связан­ных с ИТ-персоналом. По непонятным причинам российскими банками это воспринимается как весьма сложная процедура. Тем не менее без распреде­ления таких издержек по бизнес-подразделениям вся система распределения становится неполной и неэффективной, так как затраты на ИТ-персонал являются одной из крупнейших статей ИТ-расходов и к тому же не очень прозрачной. Но как организовать такой процесс?

Существует простой способ, повсеместно используемый в западной прак­тике. Каждой работе и каждому подразделению присваивается цифровой код (charge code). Любой сотрудник ИТ в своем персональном отчете о работе, проделанной при решении той или иной задачи, и использованном времени (time sheet) должен проставлять код работы и затраченное время. Такие отчеты (time sheet) готовятся периодически, как правило, еженедельно или раз в месяц. Используя простейшую автоматизацию, можно добиться того, что они будут обрабатываться автоматически и на их основе будут производиться финансовые расчеты с подразделениями или сторонними организациями, в случае если ИТ - служба оказывает какие-либо услуги сторонним организациям. Этот механизм может быть также очень полезен для контроля загрузки ИТ-специалистов.

Следует отметить, что существует и другой подход, состоящий в том, что ИТ-служба получает статус бизнес-подразделения, которое продает свои услуги (сервисы) другим исходя из своих затрат и определенной нормы рентабельности. Иначе говоря, ИТ из центра затрат становится центром при­были. При такой схеме организации бюджетного планирования происходит попытка смоделировать рыночные отношения посредством взаимодействия бюджетных единиц и финансовых расчетов между ними. По нашему мне­нию, этот подход тоже эффективен для регулирования ИТ и по сути мало чем отличается от описанного выше, так как также переносит издержки ИТ на бизнес-подразделения и повышает их вовлеченность в принятие ИТ - решений — именно они определяют, какие технические и программные средства покупать или не покупать.