Правила документооборота и технологии обработки учетной инфор­мации — внутренний банковский документ, регламентирующий порядок, время, процедуры приема, обработки, оформления, учета и хранения документов по всем осуществляемый банком операциям, а также тех­нологии проведения этих операций и формирования на их основе учетной информации.

Принципы оформления этого документа, хотя и носят индивидуальный характер, лучше всего, как нам представляется, проиллюстрирует приведен­ный ниже пример.

Пример. Выдержки из Правил документооборота и технологии обработки учетной информации.

• Продолжительность рабочего операционного дня, в течение которого производится обслуживание клиентов по вопросам бухгалтерского учета, приема документов для отражения в учете, устанавливается с 9.30 до 16.00.

• Все операции банка отражаются в учете на основании соответствующих первичных документов. Банк использует типовые формы первичных документов в соответствии с Общероссийским классификатором управ­ленческой документации (ОКУД-04).

• Вес документы, поступающие в операционное время в бухгалтерскую службу, подлежат оформлению и отражению по счетам банка в этот же день.

• Перевод денежных средств с корреспондентских счетов, открытых в учреждениях Банка России и других кредитных организациях, учиты­вается внесистемно, с ведением реестра документов, где указываются дата, время приема документов, дата их выписки, группа очередности. Оплата денежных расчетных документов производится в пределах на - линия средств на счете плательщика до начала операционного дня или в пределах суммы «оведрафта», определенной договором.

• Не позднее утра следующего дня реестры с приложенными докумен­тами передаются работнику, составляющему сводные платежные по­ручения для оплаты с корреспондентских счетов, и в тот же день эти платежные документы с обобщенным реестром передаются в РКЦ Центрального банка Российской Федерации или в другую кредитную организацию для оплаты с корреспондентских счетов и помещаются в текущий день.

• Выписки по корреспондентским счетам банк получает у РКЦ Централь­ного банка Российской Федерации, других кредитных организаций не позднее чем на следующий рабочий день до начала рабочего дня банка, обрабатывает и проводит по счетам полученные выписки, включает их в баланс истекшего дня. Одновременно с выписками банк получает документы, на основании которых зачислены средства на корреспон­дентские счета. Средства, зачисленные на корреспондентские счета без оправдательных документов, банк отражает либо по счету учета «сумм до выяснения», либо по счетам получателей средств, если таковое определено в договорах с клиентами.

• Если в течение пяти рабочих дней не выяснены владельцы средств, то суммы со счетов невыясненных сумм откредитовываются в РКЦ Банка России, в кредитные организации по месту ведения корреспондентских счетов. В случаях, предусмотренных в договорах с клиентами, банк вправе зачислять поступившие средства на счета клиентов без соот­ветствующих подтверждающих документов.

• Прием документов оформляется бухгалтерскими работниками в виде расписки, где разборчиво указываются фамилия и инициалы подпи­савшего документ.

• Документы и письма, подлежащие направлению в другие банки, орга­низации, должны быть отправлены не позднее следующего дня.

• Физические лица обслуживаются в течение всего операционного дня, а при возможности и позже.

• Оплата документов со счетов клиентов производится с соблюдением установленной законодательством Российской Федерации очередности платежей.

• Поручения клиентов могут передаваться с их счетов с помощью техниче­ских средств. Порядок приема и передачи информации по электронной почте, ее защита определены межрегиональным центром информати­зации (МЦИ) при ГУ ЦБ РФ и утверждаются руководством банка.

• Порядок осуществления расчетно-кассовых операций через другие кредитные организации определяется договорами о корреспондентских отношениях.

• Распоряжения клиентов на перечисление (выдачу) средств с их рас­четных счетоз принимаются к исполнению на основании документов, оформленных в соответствии с требованиями правил Банка России по осуществлению расчетов. Документы на получение (выдачу) наличных денежных средств составляются в соответствии с требованиями по­ложений Банка России о порядке ведения кассовых операций.

• Банк отказывает в приеме платежного (расчетного) документа, если удостоверение прав распоряжения счетом будет признано сомнитель­ным либо при нарушении требований по оформлению документа.

• Кассовые операции совершаются в соответствии с требованиями ЦБ РФ.

• Кассовые расходные операции, выполняемые бухгалтерскими работ­никами, контролируются централизованно контролером.

• Выдача квитанций клиентам и зачисление сумм на их счета производят­ся только посіє фактического поступления денег в кассу, за исключени­ем взносов во вклады граждан, которые могут записываться в лицевые счета вкладчиков до приема денег. Документы, подтверждающие взнос во вклад, и банковская книжка (выдается в случаях, предусмотренных договором банковского вклада) выдаются только после фактического поступления денег в кассу.

• На денежных чеках, расходных, кассовых и внебалансовых ордерах, на основании которых выдаются деньги и другие ценности и отбираются расписки получателей, делаются отметки о предъявлении паспорта получателя.

• Из кассы выдаются чеки, оформленные штампом банка, с указанием на каждом чеке номера счета, с которого будет оплачиваться чек. При выдаче чеков за плату — после внесения денежных средств. Затем их списывают с внебалансового учета.

• Другие бланки строгой отчетности и разные документы и ценности выдаются из кассы на основании переданных внутренним порядком в кассу мемориальных ордеров. На ордерах делается расписка получателя бланков, ценностей и документов.

• Все операции банк осуществляет в соответствии с Федеральным за­коном «О банках и банковской деятельности» и перечнем операций, установленных лицензией Банка России.

• Операции совершаются и отражаются в бухгалтерском учете на основа­нии документов, оформленных в соответствии с требованиями Правил № 302-П. Документы, являющиеся основанием для совершения опера­ций по начислению и перечислению налогов, оформляет налоговый отдел на бланках соответствующих форм, на основании распоряжений уполномоченных сотрудников. В мемориальных ордерах на частичную оплату инкассовых или платежных поручений, в кассовых и мемори­альных ордерах на оприходование и списание ценностей и документов итоговые суммы повторяются прописью.

• Каждый из документов, на основании которого совершаются бухгал­терские записи, должен иметь котировку, дату проводки, подпись бух­галтерского работника, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю, — подпись контролирующего работника. При совершении операций с использованием ЭВМ документы могут быть оформлены путем распечатки на бумажных носителях его электронного образца, соответствующего бланку установленной либо произвольной формы, содержащей все реквизиты бланка и утвержденной учетной политикой. Дата, контировка, аналог подписи подлежат фиксации в электронном образце документов и должны обеспечиваться при его распечатке. Проверка наличия на расчетно-денежных документах соответствующих подписей работников банка, а также правомерности исправления но­меров счетов клиентов на расчетно-денежных документах возложена на старшего по должности работника службы автоматизации.

• Право контрольной (первой) подписи без ограничения суммы опера­ций на расчетно-денежных документах, подлежащих дополнительному контролю, имеют председатель правления, главный бухгалтер, по их поручению — доверенные лица. Работники банка, которые подписали какие-либо расчетные документы, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действи­ях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий.

• Главный бухгалтер кредитной организации обязан следить за тем, чтобы соответствующие образцы подписей были идентичны и свое­временно переданы под расписку в кассу, бухгалтерию, контролиру­ющим работникам. Для проверки подлинности подписей правомочных должностных лиц банка на принимаемых к исполнению расчетных денежных документах работники должны иметь образцы подписей. Контролирующие работники должны пользоваться своими экземпля­рами образцов подписей работников банка, а также экземплярами образцов подписей и оттисков печатей на документах, представляемых клиентурой. Контролирующим работникам категорически запрещается пользоваться теми же экземплярами образцов подписей и оттисков печатей, которыми пользуются бухгалтерские работники.