Последовательная детализация плана

Поток динамического планирования создает серию версий плана проекта. Детализация плана проекта не должна сопровождаться изме­нением формы плана проекта или изменением состава разделов. До­пускается только расширение объема раздела, или изменение, уточне­ние приведенных в разделе параметров.

Методы оценки точности расчетов

Существуют следующие методы оценки точности расчетов:

• экспертная оценка на основе опыта проектных специалистов и ре­зультатов предыдущих проектов;

• на основе серии детализаций перечня работ;

• специальные математические методы.

Оценка точности на основе серии детализаций может проводить­ся как экспертным способом, так и специальными статистическими методами.

В большинстве случаев проектные специалисты не знакомы со спе­циальными математическими методами. По этой причине следует ис­пользовать методы экспертной оценки, причем в роли экспертов вы­ступают сами члены проектной команды. В свою очередь, руководство компании должно либерально относится к неизбежным ошибкам при оценке точности расчетов, в особенности на начальном этапе внедре­ния системы управления проектами.

Иерархическая декомпозиция работ

Метод иерархической декомпозиции работ (Work Breakdown Structure, WBS) является обязательным элементом любой Mo­dem проектного бизнеса!

С первого взгляда метод WBS достаточно прост: нужно просто со­ставить перечень работ и мероприятий для достижения целей проек­та. На самом деле, простой список работ может оказаться негативным фактором. Так, если в плановом перечне работ ключевые работы от­сутствуют, то проект может быть сорван.

Полнота перечня работ (включение всех необходимых работ) обес­печивается его иерархической структурой. Не следует сводить иерар­хичность к соблюдению последовательности работ. Иерархичность подразумевает именно разложение одной работы на составляющие элементы, далее один из полученных элементов может быть разло­жен в свою серию составляющих элементов. В таблице 39 приводится сравнение линейного и иерархического списков работ на примере куп­ли-продажи земельного участка с точки зрения покупателя.

Таблица 39. Сравнение линейного и иерархического перечня работ Линейный список Иерархический список Найти участок договориться с вла­дельцем участка подписать договор произвести оплату зарегистрировать договор Купить участок —выполнить преддоговорную работу ------ найти участок ------ оценить эффективность сделки ------ провести анализ продавца ------ проверить юридическую чистоту сделки ------ собрать преддоговорные документы --------- получить кадастровую справку --------- проверить землеустроительное дело --------- опросить соседей по участку --------- ознакомиться с градостроительным планом —заключить договор ------ разработать договор ------ согласовать договор ------ проверить необходимость нотариального оформления ------ подписать договор —выполнить условия договора ------ произвести платежи ------ подписать акт приема-передачи ------ произвести приемку в натуре ------ зарегистрировать сделку

Предел детализации

Нет смысла проводить детализацию до бесконечности или пока есть время для продолжения детализации. Пределы детализации определя­ются условиями:

• точность последующих календарных и финансовых расчетов не должна быть меньше, чем требуемая величина;

• возникновение убежденности о включении всех ключевых работ. Практика детализации. Перекрестные списки

Начинать работу по оставлению перечня работ рекомендуется с со­ставления перекрестных списков.

Перекрестный список - это лист бумаги, разделенный на две ко­лонки. В каждой колонке записываются работы, связанные с каким - то объектом. На странице получаются две пары объектов, например: "этапы - менеджер проекта", "согласование - документ", "продукт - инженер". Первые списки лучше составлять не на компьютере, а на бумаге, постепенно накапливая список работ. Заполните сначала одну колонку, затем подумайте, какие работы возникают у другого объекта. Можно все списки разложить на столе и анализировать связи между списками.

Особенно рекомендуется перебрать всех соучастников и выписать, какие работы, мероприятия связаны с каждым соучастником

Затем, независимо от составленных перекрестных списков составь­те первый иерархический список. После этого переносите данные из перекрестных списков в иерархический список. Скорее всего, окажет­ся, что в предварительно созданной иерархической структуре нет мес­та для некоторых работ из перекрестных списков. Измените структуру так, чтобы место нашлось. Возможно, после этого возникнут белые пятна, которые также нужно заполнить работами.

На следующем этапе попробуйте увеличить количество уровней ие­рархии на 2-3 уровня

При необходимости, повторите цикл "перекрестные списки - иерар­хический список" еще раз.

Разделение на управленческие мероприятия и продуктовые (технические) работы

Составленный список необходимо разделить на два блока: управ­ленческие мероприятия и работы по созданию продукта проекта. Со­ответственно, начало иерархического списка должно выглядеть следу­ющим образом: 01. выполнить проект

01.1. управленческие мероприятия

01.2. продуктовые (технические) работы

Участие команды

К составлению иерархического списка необходимо привлекать всех членов проектной команды. Сначала члены проектной команды долж­ны составить свои варианты списков. Затем можно провести мозговой штурм для согласования окончательного списка.

Кодировка

Обязательным элементом иерархического перечня работ является кодировка каждой работы. Кодировка нужна для последующих кален­дарных и финансовых расчетов. Кодировка должна повторять иерар­хическую структуру перечня работ. Возможный вариант кодировки на примере купли-продажи земельного участка показан далее. В этом примере разделение на управленческие и продуктовые мероприятия проводятся по принципу: мероприятия, выполняемы покупателем са­мостоятельно, считаются управленческими; остальные мероприятия относятся к продуктовым.

01. Выполнить проект по купле-продаже земельного участка

01.1. мероприятия по управлению сделкой

01.01.1. получить задание руководства

01.01.2. подготовить договор к заключению

01.01.02.1. найти участок

01.01.02.2. оценить эффективность сделки

01.01.02.3. провести анализ продавца

01.01.02.4. опросить соседей по участку

01.01.02.5. ознакомиться с градостроительным планом

01.01.02.6. проверить юридическую чистоту сделки

01.01.3. заключить договор

01.01.03.1. согласовать существенные условия сделки

01.01.03.2. разработать договор

01.01.03.3. согласовать договор

01.01.03.4. проверить необходимость нотариального оформления

01.01.03.5. подписать договор у руководства

01.01.4. выполнить условия договора

01.01.04.1. дать заявку на осуществление платежа

01.01.04.2. проконтролировать прохождение платежа

01.01.5. завершить проект сделки

01.01.05.1. передать необходимые документы в бухгалтерию

01.01.05.2. сдать документы на хранение

01.01.05.3. составить финальный отчет

01.2. работы по выполнению сделки

01.02.1. подготовить договор к заключению

01.02.01.1. установить контакт с продавцом

01.02.01.2. согласовать существенные условия сделки

01.02.01.3. собрать преддоговорные документы

01.02.01.03.1. полупить кадастровую справку

01.02.01.03.2. проверить землеустроительное дело

01.02.2. заключить договор

01.02.02.1. согласовать договор с продавцом

01.02.02.2. подписать договор у продавца

01.02.3. выполнить условия договора

01.02.03.1. проконтролировать получение денег

01.02.03.2. подписать акт приема-передачи

01.02.03.3. произвести приемку в натуре

01.02.4. зарегистрировать сделку

01.02.04.1. собрать пакет документов

01.02.04.2. полупить свидетельство

Сравните получившийся список с первоначальным линейным спис­ком в таблице 39. Обратите внимание, что названия некоторых работ в управленческом блоке и продуктовом блоке совпадают, но их содержа - ниє различно. Возможно, подобная детализация для сделки купли-про­дажи не всегда нужна. Если же покупается участок под строительство здания с немалым бюджетом, то список придется даже расширить, в первую очередь, для проведения анализа о пригодности участка под строительство и последующее использование. Использование электронных программ

Как уже говорилось, первые записи со списком работ можно делать на бумажках. Окончательный иерархический список рекомендуется делать в программе MS Excel с использованием встроенного в про­грамму инструмента "структура". Это позволит скрывать для удобства просмотра какие-то блоки, а готовый список легко экспортировать в другие программы (MS Project, MS Word).

Методы календарного планирования

Задачей календарного планирования является:

• расчет и установление планируемого срока проекта;

• определение длительностей проектных этапов;

• установление календарных дат промежуточных ключевых событий;

• расчет и внесение страховых резервов времени для компенсации последствий непредвиденных событий.

При составлении календарного плана следует различать:

• собственно методы расчетов;

• форма представления календарного плана.

Выбор метода планирования

В рамках корпоративной системы управления проектами можно установить различные требования к применяемым методам расчета. Конструктор, исходя из условий компании, может ввести такие методы как простые таблицы, сетевые методы, вероятностные методы.

В частности, не следует требовать обязательного применения сете­вых методов. Эффективность сетевых методов достигается только при высоком уровне персонала и требует немалых затрат на внедрение. Точнее говоря, легко составить красивый рисунок сетевого графика в MS Project. Гораздо труднее обеспечить реальное исполнение графика и периодическое сравнение планового графика с фактическим.

Сетевые методы целесообразны для компаний, в которых проект раз­деляется на большое количество ключевых этапов. К таким компаниям относятся: строительные, разработчики программного обеспечения и т. д. Календарное планирование в подобных проектах может произво­диться поэтапно:

1. заказчик разрабатывает план в виде простой таблицы (как управ­ленческие, так и продуктовые работы);

2. подрядчик разрабатывает план работ сетевым методом;

3. заказчик уточняет свой календарный план и вставляет разработан­ный подрядчиком календарный план в рабочий план проекта.

Независимо от применяемых методов календарного плани­рования, расчеты должны производиться на основе иерар­хического перечня работ. Категорически не допускается появление в календарном плане работ, не включенных в ие­рархический перечень. Кодировка в календарном плане и в ие­рархическом перечне работ должны совпадать.

Примечание

Иногда этап разработки иерархического перечня работ пропускают и сразу начинают делать календарный план. Поскольку кодировки обо­их перечней совпадают, то возникает иллюзия, что этап составления перечня работ лишний. Опасность исключения этапа разработки пере­чня работ обусловлена высокой вероятностью допустить ошибки при составлении объединенного перечня. При составлении календарного плана разработчик может большую часть своего внимания уделить ка­лендарным расчетам в ущерб полноте перечня работ. При отсутствии полноты получившийся календарный план можно сразу выбрасывать в корзину!

Основные способы календарных расчетов

За исключением специальных вероятностных методов, все методы календарных расчетов сводятся к двум операциям:

1. определить длительность каждой работы из иерархического пере­чня работ:

О длительность можно установить: (1) экспертным методом; (2) по справочникам единичных параметров; (3) из опыта преды­дущих проектов;

2. определить календарную связь между работами:

О существуют несколько видов календарных связей: ■ работы должны начаться одновременно; и работы должны закончиться одновременно и т. д. о наиболее часто применяется связь: "финиш-старт", одна работа начинается после завершения предыдущей; классический при­мер — стены возводятся после устройства фундамента.

Ключевые события (вехи)

При разработке календарного плана должны быть включены клю­чевые события, которые также называются вехами. Если оказывается, что в перечне работ нет эквивалентных работ, то перечень нужно изме­нить. Например, при событии "сдача-приемка" перечень работ следует дополнить мероприятием "организовать сдачу-приемку". Возможно, появятся и иные мероприятия, например, "собрать пакет документов", "провести предварительные испытания".

Форма представления, квант времени

Ключевым при календарном планировании является выбор кванта времени: час, день, неделя, месяц. Квант означает нижний предел от­резка времени, внутри которого разбиение на более мелкие этапы уже не производится.

Выбор кванта времени определяется требованиями организации и требованиями к контролю проекта. Так, если в компании не введен по­часовой учет рабочего времени персонала, то нет смысла в качестве кванта времени выбирать день. Если менеджер проекта не собирает­ся ежедневно проводить сверку фактического выполнения с планом, то достаточно в качестве кванта времени для планирования выбрать неделю.

Не стоит также забывать о существовании текущего управления, в рамках которого можно будет провести уточнение после разработки плана.

Применяемые электронные методы

Календарные планы можно составлять в программах: 1S Project (плюс множество специализированных, профессиональных программ), MS Excel, MS Visio, MS Word.

Наиболее распространенной является MS Project. Использование этого инструмента может быть ограничено, если не все участники про­екта знакомы с ним.

Если в качестве кванта времени выбрана неделя, то при раз­работке плана в MS Project все задачи должны начинаться в понедельник, а заканчиваться в пятницу.

Простым и универсальным инструментом является MS Excel. Каж­дая задача отражается в календарной таблице штриховкой и цветом ячеек. На рисунке 41 приведен пример календарного плана в програм­ме MS Excel, в котором квантом времени принята неделя. Штриховкой выделены ключевые события. Комбинируя цвета заливки, можно вы­делять работы с разным статусом.

	Неделя №1	Неделя №2	Неделя №3	Неделя №4	Неделя №5	Неделя №6
Задача №1
Задача №2
Событие №1				Г і-*
Задача №3
Событие №2
Задача №4
Задача №5
Событие №3						Т

Рисунок 41. Календарный план в MS Excel

Методы ускорения

Любой календарный план после его составления необходимо про­анализировать на предмет сокращения общего времени проекта. Для сокращения применяются способы:

• уточнение длительности отдельных работ;

• метод критического пути:

О заключается в нахождении задач, сдвиг каждой из которых вли­яет на изменение срока проекта (программы типа MS Project находят критический путь автоматически); о предпринимаются меры для ускорения именно критических работ;

• параллельное выполнение работ, как управленческих мероприя­тий, так и продуктовых работ:

О параллельное выполнение работ наиболее эффективно для со­кращения срока проекта; о при параллельной работе повышаются требования к ресурсам и

К координации работ; о следует проверить стрессоустойчивость проектной команды к работе по параллельным векторам.

Расчет ритмичности

Анализ и расчет ритмичности позволяет выявить нестабильности управленческого ритма. Обыкновенно, анализ проводится графичес­ки. Из календарного плана выбирают события и располагают их вдоль оси времени. Если точки событий располагаются неравномерно, поч­ти наверняка, перечень работ и календарный план содержит какие-то ошибки.

Удобным инструментом является инструмент Timeline программы MS Visio. Перевести название инструмента можно как ритмограмма или линейка времени.

На рис. 42 показан пример ритмограммы краткосрочного проекта. Для равномерности ритма введены два контрольных совещания. Ско­рее всего, эти два совещания не только поддержат ритм, но и позволят заранее выявить проблемы с выполнением этапов.

T> весь срок проекта

Окт-05

^один месяц

Окт 05 Стартовое совещание 1

Ноя 05 Сдача этапа 1

02.11.2005 Штабное Совещание

!

Дек 05 Стартовое совещание 2

'янв 06 Контрольное Совещание Фев 06 Стартове совещание 3 Мар 06 Контрольное Совещание

10.11.2005 Штабное Совещание

Янв 06 Сдача этапа 2

17.11.2005 Штабное Совещание

24.11.2005 Штабное Совещание Ноя 05 Сдача этапа 1

Апр 06 Финальная сдача

Апр-06

Рисунок 42. Ритмограмма проекта

Методы финансовых расчетов

К финансовым расчетам относятся два блока:

• анализ эффективности;

• расчет бюджета.

Установление методов финансовых расчетов относится к компетен­ции руководства родительской организации. Должны быть разработа­ны простые формы, позволяющие проектной команде быстро выпол­нить расчеты.

При всех вариантах расчета должна сохраняться жесткая синхрони­зация с иерархическим перечнем работ.

Наиболее простым способом бюджетных расчетов является состав­ление сметы бюджета. Каждой работе из иерархического перечня ра­бот сопоставляется ее стоимость. Суммирование отдельных стоимос­тей даст полную смету проекта.

Настоятельно рекомендуется составлять бюджет движения денеж­ных средств, по крайней мере, в части выделения денежных ресурсов (график платежей). Как правило, ответственные за выделение денег финансовые подразделения не несут ответственности за выполнение проекта. Отсутствие предварительных графиков может вызвать серь­езные сбои в выполнении проекта.

Методы оценки и ранжирования рисков

(описаны выше в главе "Проект")

Анализ плана по промежуточным результатам

Помимо планово предусмотренных календарных точек пересмотра плана менеджер проекта должен постоянно анализировать промежу­точные результаты проекта на предмет качества самого плана. Здесь речь идет не об отклонениях от плана, а об уточнении плана в связи с новым возможным пониманием выполнения проекта.