Упрощение процессов и сокращение затрат с помощью SAP ERP

Краткая информация

Успешная фармацевтическая компания Boehringer Ingelheim, созданная еще в 1885 г., специализируется на разработке новых лекарственных препаратов для медицины и ветеринарии и опи­рается в своей деятельности на стратегию «Ценность через инно­вации». Эта стратегия была принята в 1994 г., и результаты ее реа­лизации наглядно отражаются в бухгалтерском балансе: например, в 2004 г. годовой объем продаж Boehringer Ingelheim составил 8,2 млрд евро (10 млрд долл.).

На двух немецких предприятиях компании — в Ингельхайме и Биберахе — работают примерно 9500 человек. Объемы и характер международных операций таковы, что почти половина сотрудников должна быть готова к частым командировкам. В течение года орга­низуется около 36 000 командировок, а расходы на них составляют около 25 млн евро (30 млн долл.). Планирование поездок, брониро­вание номеров в гостиницах, заказ билетов, подсчет затрат и об­работка соответствующей информации — все перечисленное пред­полагает обработку больших объемов данных. Телефонные перего­воры и видеоконференции не улучшили положения дел. Число ко­мандировок неуклонно увеличивалось, что заставило Boehringer Ingelheim внедрить инновационные технологии, повышающие эф­фективность процессов обработки документации. Это, в свою оче­редь, создало добавленную стоимость в сфере управления деловыми поездками, в частности, за счет ИТ-поддержки планирования коман-

дировок и обеспечения обмена информацией с развернутой систе­мой учета командировочных расходов.

Реальные процессы являются многоступенчатыми, они протека­ют в неоднородной среде с низким уровнем прозрачности, и данные обрабатываются довольно долго. Особенно очевидно эти недостатки проявлялись в планировании деловых поездок. Поэтому новые про­цессы определялись с учетом следующих задач: ускорение процедур, снижение затрат и упрощение процессов планирования.

Реализация мер, направленных на достижение поставленных целей, началась с принятия решения об обеспечении поддержки новой системы планирования поездок в рамках решения SAP Travel Management. Поскольку компания Boehringer Ingelheim была полно­стью удовлетворена многолетним сотрудничеством с SAP в сфере информационных технологий, то, как и прежде, она ориентирова­ла свою стратегию на решения SAP, тем более что это обеспечива­ло простоту и экономическую эффективность интеграции нового решения в существующую инфраструктуру. К тому же пакет SAP Travel Management включал в себя расширенный набор функций для онлайнового бронирования услуг, а в дополнение к существу­ющим связям с системами глобального распределения, таким как Amadeus, решение SAP предоставляет интерфейсы, позволяющие бронировать места в гостиницах и заказывать железнодорожные билеты.

«Благодаря интегрированным бизнес-процессам от планирова­ния до учета, пакет SAP Travel Management обеспечивает большую прозрачность, тем самым укорачивается производственный цикл. Значительная добавленная стоимость обеспечивается и за счет снижения затрат на обработку информации, связанной с поездками. Когда мы столкнулись с необходимостью сокращения расходов на командировки, то пришлось известить об этом сотрудников», — со­общил Эрвин Альбкнгер, руководитель отдела, отвечающий за ор­ганизацию командировок персонала Boehringer Ingelheim.

В Ингельхайме и Биберахе констатируют очевидный успех. Те­перь уровень онлайнового заказа авиационных и железнодорожных билетов, а также бронирования автомобилей и мест в гостиницах устойчиво превышает 80%. Более того, остальные заказы передают­ся в Транспортное агентство в рамках того же технологического процесса.

800 секретарей, участвующих в организации деловых поездок, с готовностью приняли новую систему. По отношению к команди­руемым сотрудникам они выступают в роли провайдеров услуг, и теперь им обеспечена поддержка полного комплекса функций прямого обмена информацией в онлайновом режиме — как с внеш­ними партнерами по организации поездок, так и с системами бро-

нирования услуг. С помощью компонентов «Планирование поездок» (Travel Planning) и «Учет командировочных расходов» (Travel Expen­ses Accounting) они могут осуществлять децентрализованную об­работку данных по всему процессу — от планирования и заказа билетов до приема квитанций и учета.

Одно из преимуществ такого партнерства состоит в том, что оно обеспечивает более глубокое понимание сотрудниками собственной ответственности, а это в Boehringer Ingelheim считается одной из главных ценностей. Другим же достоинством является получение значительных финансовых выгод.

Новый электронный процесс управления поездками вводился в Ингельхайме и Биберахе в течение 12 месяцев. Он оказался весьма удобным и эффективным. Число заказов услуг в онлайновом режиме увеличилось, в то время как затраты начали сокращаться. Учитывая, что для того, чтобы процесс заработал, понадобились дополнитель­ные разработки, процесс внедрения прошел в действительно корот­кие сроки. Это стало возможным только благодаря компетентной поддержке консалтингового подразделения SAP Consulting и взаимо­действию между отделами SAP Consulting и SAP Development.

Успеху проекта во многом способствовало взаимодействие с внешними провайдерами — такими как AMADEUS, железные до­роги и HSR. Такое инновационное сотрудничество позволило из­бежать множества «потерь, обусловленных разногласием». Теперь эти отношения стали чрезвычайно устойчивыми.

«Внедрив у себя решение SAP ERP, компания Boehringer Ingelheim сумела сократить производственные издержки, ускорить процессы обработки и повысить уровень прозрачности. В свете достигнутых результатов понятно, почему отзывы сотрудников Boehringer Ingel­heim о компании SAP неизменно положительные: ведь наши ожи­дания полностью оправдались».

Андреас Брандт,

руководитель службы поддержки пользователей SAP,

Boehringer Ingelheim