БЕСЕДЫ С ДРУГИМИ ЛЮДЬМИ
Итак, с вашей помощью или без вашего вмешательства повестка дня определена. Однако ваша работа еще не закончена, у вас еще осталось время, чтобы повлиять на успех совещания. И одним из самых важных дел. которые вы можете сделать, — это поговорить с другими людьми. Чем это вам поможет? Помощь эта имеет несколько аспектов, в частности, вы можете:
Выяснить их позицию по тем или иным вопросам. Это помогает определить, все ли из шести участников совещания намерены согласиться с вами или каким будет соотношение сил. Нет смысла тратить часы на подготовку своей аргументации, если с вами и так все согласны. И совсем другое дело, если лагерь ваших противников значительно превосходит число сторонников. Конечно же. дело не только в цифрах. Очень важно знать, какие именно люди выступают за вас, а какие находятся по ту сторону баррикад. Поэтому разузнайте у других участников совещания, по крайней мере у наиболее влиятельных из них, что вас ожидает.
Если вы до совещания узнаете о существовании противников, будет весьма полезно ознакомиться с их аргументацией. Так, если кто-то из коллег говорит вам: «На самом деле я решительно против того, чтобы офис Essex переезжал на новое место вместе с нами», поинтересуйтесь, что кроется за этими словами. Не следует говорить о том, что эти сведения нужны вам для укрепления собственной позиции на совещании. Сделайте вид, что вы просто интересуетесь мнением людей по
той или иной актуальной проблеме. Вы можете даже не говорить им о своем с ними несогласии, можно представить дело так, будто вы все еще не выработали собственную точку зрения по этому вопросу.
Заручиться их поддержкой. Если вы до совещания сможете заручиться поддержкой своих коллег, вы будете знать, что, защищая свою позицию, не останетесь в одиночестве. Поэтому побеседуйте со всеми потенциальными сторонниками, пригласите их в обеденный перерыв что-нибудь выпить или, если есть время, перекусить и привлекайте, привлекайте на свою сторону.
Распределить силы и средства. Даже если вы готовитесь к совещанию заранее, ни вы, ни ваши коллеги не располагаете свободным временем в избытке. Так зачем же тратить часы, проделывая всю предварительную работу в одиночку?
Разделите подготовительную работу с теми вашими коллегами, что присоединяются к вашему мнению. Один из вас узнает цены альтернативных опций; другой в оперативном порядке изыскивает соответствующие статистические данные; третий проводит беседы с сотрудниками с целью прояснения их позиций; еще один ищет необходимую статью в номере BusinessWeek за прошлый месяц и т. д.
Убедитесь в том, что сбор особенно значимой информации поручен надежным коллегам. Всем вам следует встретиться до совещания, объединить имеющиеся средства и возможности, убедиться в том, что ваши факты не противоречат друг другу и не ослабляют вашей аргументации. Но если вы ограничены во времени, можете распределить работу буквально за полчаса до совещания, а обменяться ее результатами за 10 минут до его начала. Безусловно, будет лучше, если вам удастся уделить этому больше времени.
Если вы убедили кого-либо поддержать вас на совещании и хотите быть уверенным в том. что впоследствии они не откажут вам в этом, попросите их помощи в изучении фактов, укрепляющих вашу позицию. Когда дело дойдет до совещания, этим людям будет гораздо сложнее перейти на сторону ваших противников.
Найти информацию, необходимую для эффективного представления вашей позиции. Круг лиц, с которыми, возможно, вам следует переговорить, не ограничивается вашими коллегами, участвующими в совещании. Немалый вес вашей аргументации прибавят фразы: «Я тут выслушал мнение нескольких наших поставщиков по этому поводу...», или «Я переговорил с тремя из наших региональных менеджеров по работе с клиентами, хотел узнать, как они управляются с этим...», или «Мы туг провели мини-опрос персонала транспортного отдела, и они считают...» Таким образом, поговорите с каждым, чье мнение или опыт,
с вашей точки зрения, укрепит поддержку вашей позиции и доверие к ней. Даже если у вас совсем нет времени, до совещания осталось каких-нибудь пять минут, краткий телефонный звонок «правильному» человеку может оказать вам немалую помощь.
Если все изложенное, учитывая то время, которым вы располагаете (если вы вообще располагаете каким-либо временем), воспринимается как огромный объем работы, не забывайте, что вам едва ли придется проделывать такую работу в отношении каждого пункта повестки дня. Возможно, в ней только один вопрос будет вызывать у вас сомнения или. напротив, интерес. А может, этот пункт и не потребует изыскания дополнительных данных или предварительной беседы с поставщиками, клиентами, персоналом и т. д. Подготовка к некоторым совещаниям требует совсем небольшого времени, тогда как на «домашнее задание» для достаточно важных и сложных вы, возможно, захотите потратить часы или даже дни.