Ключевые показатели проекта и рабочий план

Плану проекта, как и любому другому плану, свойственно внутрен­нее противоречие. С одной стороны, план следует делать предельно подробным. С другой стороны, при большом объеме плана:

• план начинает обладать малой степенью "читаемости";

• трудно ввести единый формат плана;

• становится бессмысленно возлагать ответственность на менедже­ра проекта: детальный план будет, почти наверняка, нарушен (даже мелкие нарушения формально должны считаться нарушениями и быть предметом для рассмотрения).

Указанная дилемма разрешается посредством разделения Плана проекта на ключевые показатели и рабочий план.

Ключевые показатели должны содержать только те показатели, за достижение которых команда проекта будет нести ответственность пе­ред руководством компании. Ответственность за достижение прочих показателей распределяется менеджером проекта среди членов проек­тной команды.

Рабочий план являетсярасширением ключевых показателей: содержа­ние рабочего плана не может противоречить ключевым показателям.

Рабочий план не утверждаются на уровне руководства компании. Тем не менее, в корпоративной системе по управлению проектами должно содержаться:

• требования к структуре, форме и объему рабочего плана;

• ответственность менеджера проекта за составление рабочего плана.

По требованию контролера проекта или иных проверяющих лиц рабочий план должен быть представлен на изучение. В частности, при рассмотрении вопроса о наказаниях за сбои в проекте невыпол­нение требований к рабочему плану должно считаться отягощающим фактором.

Уровни утверждения

Корпоративная система управления проектами должна содержать четкое описание перечня лиц, утверждающих план или отдельные по­казатели плана, а также описание полномочий утверждающих лиц. К примеру, может быть принята система, отображенная в таблице 38.

Версия Плана проекта

Все изменения плана проекта должны документироваться посредс­твом выпуска очередных версий плана проекта. Каждое изменение должно сопровождаться изменением версии плана.

Рекомендуется нумеровать версии двузначным кодом, разделенным точкой: 1.0, 1.1, 2.0, 2.1 и т. д. Первая цифра означает изменение, ут­вержденное руководителем организации. Вторая Цифра означает изме­нение, утвержденное куратором или менеджером проекта.

Таблица 38. Уровни утверждения Утверждаемый документ Утверждающее лицо Первая версия плана Руководитель родительской организации Изменения плана, если эти изменения влекут за собой изменение сметы затрат более, чем на 5% и изменение сроков проекта более, чем на 1 месяц Руководитель родительской организации Изменения плана, если эти изменения влекут за собой изменение сметы затрат не более, чем на 5% и изменение сроков проекта не более, чем на 1 месяц Куратор проекта Изменения плана, если эти изменения не влекут за собой изменение ключевых показателей Менеджер проекта

Первая версия всегда обозначается кодом 1.0. Последователь­ность утвержденных версий может выглядеть следующим образом (жирным цветом выделены версии, утвержденные руководителем организации):

• 1.0, 1.2, 1.3,2.0,2.1,3.0,3.1,3.2,3,3.

Точность расчетов

При планировании проводится целый ряд расчетов: технические, ка­лендарные, финансовые. Все расчеты имеют некую точность, причем значение точности является динамической величиной: зависит от сте­пени детализации параметров плана.

В рамках корпоративной системы должны быть установлены реко­мендации к точности расчетов в зависимости от этапа проекта. Точ­ность расчетов должна указываться в плане проекта.

Структура Плана проекта

Рекомендуется следующая структура плана проекта: 01. Атрибуты Плана проекта

01.1. версия Плана проекта

01.2. продюсер (инициатор) проекта

01.3. разработчик данной версии Плана проекта

01.4. запись решения Проектного комитета по данной версии

01.5. лицо, утвердившее данную версию

01.6. даты разработки и утверждения Плана проекта (вступления в силу)

01.7. номера и даты утверждающих документов

2. Резюме проекта

02.01. (краткое, в 1-3 абзаца описание основных параметров проекта)

3. Ведомость изменений

03.1. (указывается номера всех версий, включая текущую версию, даты утверждения и сведения о лице, утвердившем версию)

03.2. (для каждой версии приводится краткая информация об из­менениях относительно предыдущей версии)

4. Ключевые показатели

04.1. Цели проекта

04.01.1. бизнес - цель проекта

04.01.2. техническая (продуктовая) цель проекта

04.2. Ключевые требования заказчика

04.02.01. (в зависимости от типа проекта представляется набор минимальных технических параметров)

04.3. Ограничения

04.03.01. (указываются директивные ограничения: выполнить до такого-то срока, смета не должна превысить заданного зна­чения, может быть использован только заранее обозначенный персонал, требования по географическому расположению и Т. Д.)

04.4. Требуемые ресурсы

04.04.1. требования по персоналу

04.04.2. финансовые требования

04.04.3. ресурсы, не принадлежащие компании

04.04.4. прочие ресурсы

04.5. Требования к взаимодействию подразделений компании 04.05.01. (указывается перечень подразделений, принимающих участие в выполнении проекта, их обязанности, полномочия и ответственность)

04.6. Ключевые календарные события

04.06.1. основные управленческие этапы (с указанием даты дня завершения этапа)

04.06.2. основные продуктовые, технические этапы (с указа­нием даты завершения этапа)

04.06.3. основные ключевые события (например, сдача-прием­ка этапа)

04.06.4. даты предусмотренных пересмотров плана проекта в соответствии с накопленной информацией

04.7. Ключевые финансовые показатели

04.07.1. (вид показателей зависит от типа проекта и принятой в компании методологии)

04.07.2. (количество показателей не должно превышать 7-15)

04.8. Точность расчетов

04.08.01. значения точности расчетов для типов ключевых показателей

04.08.02. методика оценки точности (экспертная, специальная математическая) 04.09. Порядок контроля выполнения проекта:

04.09.1. на основании действующего в компании порядка опи­сывается порядок контроля данного проекта

04.09.2. описывается система отчетности (содержание отче­тов, сроки предоставления и порядок рассмотрения)

05. Рабочий план

05.1. Требования заказчика

05.01.01. (даются полностью, в подробном изложении)

05.2. Допущения

05.02.1. (указываются принятые при анализе и расчетах пред­положения: расценки составляют принятую величину, сроки работ оценены на основании таких-то критериев, ранжирова­ние качества продукта такое-то и т. д.)

05.02.2. (одновременно указывается источник допущений: экспертная оценка, сведения из открытой литературы, на базе предыдущих проектов и т. д.)

05.3. Окружение (среда) проекта

05.03.1. перечень участников работ внутри компании

05.03.2. перечень внешних участников проекта (соучастников)

05.03.3. анализ влияния окружения проекта на выполнение проекта

05.4. Анализ эффективности проекта

05.04.01. (может готовиться один раз при продюсировании проекта)

05.5. Анализ осуществимости

05.05.01. (может быть разработан на этапах после этапа продюсирования)

05.6. Работы и мероприятия

05.06.1. перечень управленческих мероприятий

05.06.2. перечень технических работ

05.7. Календарный план

05.07.1. (может быть составлен в виде отдельного документа)

05.07.2. (календарный план соответствует перечню работ и мероприятий)

05.8. Бюджет проекта

05.08.1. (содержание этого раздела существенно зависит от типа проекта, в частности, является компания заказчиком или исполнителем)

05.08.2. во всех случаях должен присутствовать бюджет движе­ния денежных средств с учетом источников финансирования

05.08.3. (в компаниях, где принят учет повременных, управ­ленческих расходов, могут быть приведены два бюджета: уп­равленческий и продуктовый)

05.08.04. если возможно, бюджет следует разделять с бухгал­терской точки зрения на затраты, относимые на себестоимость, и на капитальные затраты (ОРЕХ, САРЕХ)

05.9. Требования по качеству

05.09.1. по управленческим мероприятиям

05.09.2. по техническим мероприятиям (качество продукта)

05.10. Оценка рисков и управление рисками

05.10.1. (в компании должна действовать утвержденная систе­ма установления рисков, их ранжирования)

05.10.2. меры предотвращения и реагирования

05.10.3. сметные и временные резервы, порядок их применения

05.11. Организационная схема проекта

05.11.1. (в организационную схему должны быть включены все соучастники проекта)

05.11.2. (можно составить в виде графической схемы с указа­нием исполняемых функций и имеющихся полномочий)

05.12. Команда проекта

05.12.1. персональный перечень проектной команды

05.12.2. специальное обучение проектной команды

05.12.3. планируемые методы командообразования

05.12.4. условия мотивации, поддержка трудоустройства пос­ле завершения проекта

05.13. Коммуникации и взаимодействие

05.13.1. описание взаимоотношений с участниками и соучастниками

05.13.2. порядок документооборота

05.13.3. используемые электронные продукты

05.14. Поставки и контракты

05.14.1. перечень потенциальных контрагентов, тип и объем отношений с ними

05.14.2. проведение торгов и конкурсов

05.14.3. выбор типа контрактов (типовые, специально разрабо­танные, от поставщика)

05.15. Текущее управление

05.15.1. указывается тип и регулярность (график) совещаний

05.15.2. особо следует указать стартовые совещания (в начале какого-то этапа, для определения базовых требований и т. д.)

05.15.3. указывается порядок выдачи менеджером проекта указаний для участников проекта

05.15.4. анализ ритмичности

05.16. Контрольный список

Форма Плана проекта

Каждая корпоративная система управления проектами должна включать форму (шаблон) плана проекта и образец его заполнения в электронной форме. Необходимость наличия шаблона плана проекта вызвана:

• использованием однотипных способов создания, рассмотрения и контроля;

• минимизацией затрат времени проектной команды на составление плана проекта.

Содержание формы плана проекта составляется на основе приведен­ной выше структуры плана проекта. Естественно, компания вправе:

• производить перегруппировку разделов плана;

• устанавливать требования к объему изложения;

• добавлять новые, специфические разделы.

Настоятельно не рекомендуется исключать из формы пла­на проекта какой-то раздел! При отсутствии информации для заполнения раздела менеджер проекта должен делать в разделе соответствующие краткие записи: "информация отсутствует", "информация на момент составления плана отсутствует, будет представлена на этапе..." "описание данного раздела нецелесообразно по причине ..."

В целях сокращения времени разработки форму плана проекта сле­дует максимально приближать к форме вопросника. Типовые, повторя­ющиеся способы заполнения формы проекта следует вносить в обра­зец заполнения.

Размер текста ключевых показателей не должен превышать 1-2 страниц. При большем объеме ключевые показатели ста­новятся не контролируемыми.

Разделы рабочего плана можно выполнять в виде отдельных доку­ментов и вставлять в общий текст в виде значков (наподобие значков на рабочем столе компьютера). Программа MS Word имеет ряд простых команд для выполнения этой операции.