Какими должны быть ваши счета

Пусть ваши счета будут самыми красивыми из тех бумаг, кото­рые лежат на столе у бухгалтера. Из мелочей складывается жизнь. Пусть это будут приятные мелочи.

1. Самое главное — пишите прямо на счете дату, когда счет должен быть оплачен. В противном случае бухгалтер не бу­дет знать, торопиться ли ему с оплатой или нет. Высчиты­вать дату оплаты никто не будет.

2. Сделайте счет необычным.

Пусть счета будут отпечатаны на нестандартной бума­ге — цветной, или необычной текстуры, или хотя бы более плотной, чем обычно. В этом случае, просто первый раз взяв в руки ваш счет, бухгалтер обратит на него внимание и присмотрится. Начиная со второго раза он будет узнавать письма вашей компании на ощупь. Но не переусердствуйте: счета ни при каких обстоятельствах не должны быть смеш­ными или выглядеть несерьезно. Не стоит размещать на счетах рекламу (такие случаи тоже бывают).

Оформите счет необычно — например, с яркой цветной по­лосой по краю. В этом случае в стопке других счетов он бу­дет выделяться, его гораздо скорее возьмут в руки.

Можно сделать необычным и его размер. Если счет бу­дет чуть больше стандартного А4, то он будет торчать из пачки бумаг, за него будут цепляться, и вообще он будет мешать работать, его предпочтут скорее оплатить. Либо, наоборот, сделайте счет заметно меньше обычного листа. Тут сработает другой стереотип — таким счетом будут венчать стопку других счетов и важных бумаг: маленький лист проще положить поверх большего, чем наоборот. Правда, чтобы такой счет не потерялся, он должен быть

отпечатан все же на более плотной бумаге, чем обычная офисная.

3. Напишите на счете какое-то теплое обращение. Не слоган вашей компании — его и произносят, и пишут слишком ча­сто, — а какую-нибудь теплую фразу: «Спасибо, что обра­тили внимание на наш счет». «Спасибо за ваш бизнес. Нам приятно работать с вами», «Спасибо, что оплачиваете наши счета вовремя».

4. Пишите на счете контактные данные финансовых спе­циалистов вашей компании. Если обнаружится какая-то ошибка или неточность, лучше, если бухгалтеры решат это на своем уровне, путем одного телефонного звонка, не со­здавая цепочку из отдела продаж, отдела закупок, секрета­рей и пр.

5. Не запутывайте Клиента. Не пишите юридический и факти­ческий адрес вашей компании на вашем счете, не пишите адрес головной компании, если счет отправляет филиал, и т. п. Иначе заказчик может ошибочно (или даже нарочно) послать важную корреспонденцию понеправильному адресу. Вы потеряете ценное время, причем, скорее всего, именно по собственной вине.

Разместите на счете дополнительную информацию для Клиента о том, как вы работаете с неоплаченными счетами. Например, мелким шрифтом напишете, что в случае, если платеж не будет осуществлен в указанные сроки, его взы­сканием займется коллекторское агентство N. Или напи­шите, что ваша компания является пользователем услуг кредитного бюро N и информация о неоплаченных счетах будет автоматически размещена в базе этого кредитного бюро.

Данное сообщение на счете окажет на потенциального не­плательщика серьезное психологическое воздействие. Ваш заказчик увидит, что вы серьезно относитесь к администри­рованию счетов, следите за ними. Они сразу осознают по­следствия неплатежей или задержки с оплатой.

Пусть присланные вами счета будут самыми красивыми и в то же вре­мя самыми информативными из тех, что лежат на столе у бухгалтера: укажите прямо на вашем красивом счете, что вы будете делать с теми, кто не оплачивает ваши услуги.

Как отправлять письма

Чтобы письма не терялись по пути к вашему должнику, отправляй­те все хоть сколько-нибудь значимые почтовые отправления с об­ратным уведомлением о вручении. Так, например, отправляют многие бухгалтерские документы.

Вы можете предъявить свидетельство о доставке (возможно, с подписью о получении), отвергнув аргументы должника о том, что он не видел вашего письма.

Урок библиотекаря Дюфрейна

У Стивена Кинга есть книга «Рита Хейворт и побег из Шоушенка». Главный герой — Энди Дюфрейн, несправедливо осужденный финан­сист, которого обвинили в убийстве собственной жены и приговорили к пожизненному заключению. Человек потрясающего упорства и энер­гии, настоящая личность, он долгие годы упорно готовился к побегу и спустя много лет бежал из тюрьмы Шоушенк.

Я хотел бы напомнить один из эпизодов книги. Энди служил тю­ремным библиотекарем. Как человекумный и образованный, он хотел читать, но книг в тюрьме было мало. Осужденный на два пожизнен­ных срока, он мог позволить себе не торопиться и быть очень настой­чивым. И он отправлял в библиотечный фонд одно за другим прошения выделить деньги на закупку книг. Сначала ему отказывали, а потом перестали отвечать вообще.

Но он продолжал писать и делал это каждый день. Годами. Очень, очень долго. Пока, наконец, тюрьме не передали книги, которые оста­лись после ликвидации какой-то библиотеки. В сопроводительном письме Дюфрейна умоляли перестать писать им.

Думаете, он остановился?

Он отлично понимал, как работает система. Он знал, что после получения письма ему должны присвоить номер, рассмотреть и т. д. Письма должны храниться какое-то время. Он понимал, какую бурю бюрократической работы он поднимает, и как чиновники хотят из­бавиться от этой работы.

Получив книги, он удвоил усилия. Бюрократическая машина по­пыталась отмахнуться от Энеи, но упорство способно преодолеть всё — с каждым годом размер субсидии на покупку книг увеличи­вался.

Один из лучших советов на эту тему: «Победить бюрократов мож­но, только прикидываясь еще большим бюрократом, чем они».

Упорство может превозмочь все что угодно.

Зная, как работает некая система, вы можете грамотно поль­зоваться ее несовершенством, воздействуя на самые болевые ее точки.

Если вы отправляете должнику e-mail, укажите в опциях, что вам требуется доставка подтверждения о прочтении письма (еще правильнее — два подтверждения: и о получении, и об открытии). Как только адресат откроет ваше письмо, почтовая программа уве­домит вас об этом. Получив такое подтверждение, сразу звоните. Ваш адресат на месте и относительно свободен (читает почту и ду­мает о вас).