Для успешного внедрения ППР на предприятии главный ме­ханик предприятия через свои службы (бюро ППР, конструктор­ское бюро) обязан обеспечить:

- разработку годовых и месячных планов профилактических осмотров и ремонтов;

- учет и паспортизацию всего оборудования с присвоением ка­ждой машине (агрегату) инвентарного номера и заведением «формуляра» машины (агрегата);

- учет технического состояния оборудования в производствен­ных цехах с заполнением дежурным персоналом «Журнала приема-сдачи смен». (Журнал должен проверять начальник цеха и принимать меры по устранению отмеченных дефектов);

- наличие руководства по ремонту (общего или по среднему, капитальному ремонту), технические указания на капиталь­ный и средний ремонт с комплектом ремонтных чертежей, а также каталог деталей и сборочных единиц. (При всякого ро­да конструктивных изменениях последние должны вноситься в ремонтные чертежи и другие документы);

- наличие норм расхода запасных деталей и материалов. Указанная эксплуатационная и ремонтная документация ис­пользуется:

- для планирования заказа на изготовление запасных частей и сменных деталей;

- при разработке технологии ремонта машины и изготовления деталей;

- для унификации сменных деталей;

- для внедрения заменителей дорогостоящих полимерных и цветных металлов;

- для своевременного составления заявок на необходимые ма­териалы и получения запасных частей и узлов;

- для изготовления запасных и сменных деталей, а также кон­троля за их получением от машиностроительных заводов и обеспечения норм запаса;

- для своевременной подготовки всех подъемно-транспортных механизмов, необходимых для ремонта;

- для систематического изучения характера износа и причин выхода из строя отдельных деталей;

- при разработке годовых планов организационно-технических мероприятий, направленных на улучшение качества и уде­шевление ремонта и сокращение простоев оборудования в ремонте.