Как часто вы смотрели на повестку дня совещания (неважно, задолго до его проведения или в самый последний момент) и думали:

(►) «О нет. я пока не готов это обсуждать. Мне нужно получить данные от Джи­ма, а он еще неделю будет в отпуске».

® «Черт! Планы по интегрированию данных по продажам и маркетингу не включены в повестку, а чтобы начать работать в следующем квартале, мне необходимо принятое решение».

(►) «Ну вот, нужно принимать решение по пункту 8, пока мы не собрали допол­нительной информации».

® «Как. черт побери, мы собираемся обсуждать третий вопрос, если Полина в отпуске? Собранные ею данные очень важны, без них мы просто не сможем удержать Майка от того, чтобы он не сделал все по-своему, а это не принесет результата».

(►) «Они с ума сошли! Зачем обсуждать кадровую политику до утверждения бюджета? Ведь она зависит от бюджета».

® «О нет, я хотел обсудить план переезда офиса в общих чертах, у меня не было возможности надлежащим образом подготовиться к обсуждению деталей».

...И так далее. Все это примеры таких вопросов повесток дня, кото­рые осложняют вашу работу или препятствуют достижению ваших целей в отношении того или иного совещания. Среди них вопросы, которые вы пока не хотите обсуждать (и не только потому, что у вас не было времени подготовиться); вопросы, не включенные в повестку,

но решение по которым вам необходимо; некие широкие темы для обсуждения, по которым вы готовы рассматривать только определен­ные аспекты; вопросы, включенные в повестку дня вопреки всякой логике, — их обсуждение в лучшем случае станет пустой тратой време­ни, а в худшем приведет к принятию необоснованных решений.

Итак, что вы в состоянии сделать? Вы можете попытаться изменить повестку дня. И лучше всего сделать это (и вы со мной согласитесь) до того, как она примет окончательный вид. Посмотрите на это с точки зрения председательствующего. Если он согласится изменить повестку после ее распространения среди всех заинтересованных лиц, для него это будет означать лишнюю работу. А если он сделает это для вас, его будут осаждать просьбами об изменениях и все про­чие. Так что же. переписывать повестку дня в угоду каждому? Идя на поводу у всех и каждого, председательствующий рискует приобрести репутацию слабохарактерного человека. А участники совещания, по­лучив повестку дня, не смогут быть уверенными в том, что это ее окончательная версия.

Разумный подход

ДЛЯ БОЛЬШЕГО БЛАГА

Если вы действительно хотите повлиять на содержание повестки дня после ее распространения, вам необходимо представить председателю весьма серьезные аргументы для того, чтобы он позволил вам сделать это: основания, которые он с уверенностью использует для объяснения, почему он не производит изменений в угоду кому-либо еще. Поэтому постарайтесь, чтобы ваши доводы не свидетельство­вали о личных интересах, а работали на благо всей организации. Используйте следующую аргументацию: «Меня беспокоит, что участники совещания не будут должным образом информированы для принятия верного решения в отсутствие Полины и без должного освещения вопроса» вместо «Я не смогу противостоять Майку без поддержки Полины. Это несправедливо!»

Что бы вы стали делать на месте председательствующего? Разуме­ется, отказались бы изменять повестку дня после ее распространения, если у вас есть хоть толика здравого смысла. Вот почему необходимо действовать упреждающе, если, конечно, у вас есть такая возможность. Постарайтесь предугадать, какие вопросы будут вынесены на обсуж­дение. Если в ходе текущего совещания председатель говорит, что в повестку дня следующего совещания будет включен тот или иной вопрос, сделайте у себя соответствующую пометку. И подумайте о том, что, по всей вероятности, в эту будущую повестку дня войдет.

Затем, прежде чем повестка дня обретет форму документа, просто позвоните председателю (если вы не знаете, какое время он отводит себе на ее составление, свяжитесь с ним за пару дней до совещания). Попросите об очень кратком обсуждении повестки дня и упомяните те вопросы, которые, по вашему мнению, хотелось бы включить в нее, или те, что вызывают у вас интерес или озабоченность. Скажите: «Ду­маю, прежде чем принимать решение о численности персонала, мы
обсудим бюджет?» или «По-моему, обсуждение вопроса о переезде офиса в деталях может занять слишком много времени, как вы дума­ете? Не лучше ли было бы сейчас обсудить, так сказать, общую кон­цепцию переезда, а деталям посвятить отдельное совещание?» и т. п. При этом ваше обращение должно быть почтительным, и вы не толь­ко обретете то влияние, к которому стремитесь (коль скоро вы сможе­те должным образом аргументировать каждую свою просьбу), но и произведете на председательствующего должное впечатление своей предусмотрительностью и степенью подготовки.

Практический совет

IJ

СОХРАНЯЙТЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ

Если вам приходится обращаться с просьбой об изменениях повестки дня в пос­леднюю минуту — вот как сейчас, когда вы только что ее увидели. — позвоните председательствующему за несколько минут до совещания в частном порядке. Не пытайтесь завладеть его вниманием, когда он уже прибыл для проведения совеща­ния. Председатель будет более восприимчив к вашим просьбам в конфиденциальной беседе. Кроме того, вы не рискуете, что кто-либо услышит вашу беседу и попытается вмешаться. Представьте ему убедительные основания для изменений. В противном случае у вас нет шансов.