Поддержка инноваций с помощью решений SAP для автоматизи­рованного управления персоналом и расчета заработной платы

Краткая информация

Вестминстерский университет — известное и весьма авторитет­ное учебное заведение. Это самый старый политехнический инсти­тут Англии, который в настоящее время стал ведущим университе­том. Длительное время занимаясь разработкой новых технологий, он поддерживает тесные связи с деловыми, профессиональными и академическими кругами Лондона. В университете большое внима­ние уделяется нуждам весьма разнородного контингента студентов, общее число которых превышает 23 000, а также разрабатываются принципиально новые учебные программы, ориентированные на потребности целевых рынков.

Когда здесь возникли проблемы, связанные с процессами оплаты труда и управления персоналом, специалисты университета раз­работали инновационный подход. Устаревшие бизнес-системы не позволяли автоматизировать рутинные процессы и получать инфор­мацию, необходимую для составления отчетов. «У нас была инте­грированная система управления персоналом и оплаты труда, но абсолютно статичная и с ограниченными возможностями, — со­общила Фиона Синклер, руководитель проекта в Вестминстерском университете. — Эта система не предоставляла никакой управлен­ческой информации. Она не поддерживала наши планы по вне­дрению информационных сервисов для сотрудников. Нам прихо­дилось отдельно осуществлять набор сотрудников и вручную вести дела, связанные с их обучением». Требовалась мощная бизнес - система, которая поддерживала бы операции по управлению пер­соналом и оплате труда, а также инновационные планы по ис­пользованию сотрудниками приложений для работы в режиме информационных сервисов (ESS). Мы сделали выбор в пользу про­граммного обеспечения, которое входит в состав решения SAP для высшего образования и научных исследований (SAP for Higher Education & Research).

В течение нескольких лет в университете применялась трудоем­кая бизнес-система на базе языка COBOL, которая уже не соответ­ствовала потребностям современного высшего учебного заведения. По словам Синклер, многие расчеты по оплате труда приходилось выполнять вручную — системы просто не были рассчитаны на такие вычисления. Это заметно увеличивало затраты времени и денег на операции, связанные с организацией оплаты труда, и на осущест­вление других мероприятий по управлению персоналом.

В то же время список требований к отчетности стремительно разрастался. Обязательных отчетов, которые университет должен был представлять правительственным органам, с каждым годом становилось все больше; финансирующие организации тоже ожи­дали дополнительных данных и отчетов, однако устаревшие систе­мы для оплаты труда и управления персоналом с этим просто не справлялись.

Кроме того, все труднее было найти ИТ-специалистов, которые хотели и могли бы работать с давно вышедшей из моды технологией университетских систем. «Нам трудно было подобрать персонал, обладавший необходимыми навыками работы с языком COBOL или соглашавшийся работать с таким старьем, — посетовала Синклер. — Между тем экспертные знания компании SAP легко доступны, неза­висимо от того, нужен нам консультант или сотрудник».

В университете была сформирована небольшая группа для изуче­ния ИТ-решений. Она попросила поставщиков подходящих решений прислать подборки информации, затем выбрала 10 поставщиков из тех, кто сделал официальное предложение. «Мы оценивали пред­ложения по выработанным нами критериям — стоимость, функ­циональные возможности и т. д., — объяснила Синклер. — Кроме того, нам был нужен поставщик, имеющий опыт работы с универ­ситетами. Мы понимали, что наши потребности значительно отли­чаются от запросов организаций из частного сектора».

После изучения присланных предложений университетская ко­манда пригласила четырех поставщиков провести полную презента­цию. В результате напряженной работы, связанной с представлением демонстрационных версий и многочисленными встречами, выбор был сделан в пользу решения по управлению персоналом, разрабо­танного компанией SAP (SAP ERP Human Capital Management). «Про­граммный продукт компании SAP наилучшим образом отвечал на­шим требованиям с учетом долгосрочных планов, — подчеркнула Синклер. — Компания SAP провела наиболее профессиональную презентацию, ее демонстрационные версии всегда хорошо работали, представители компании были на месте в точно установленное вре­мя и лучше других поставщиков ответили на все наши вопросы».

На выбор повлияли и другие важные факторы. Решение компании SAP совместимо с имеющейся базой данных Microsoft SQL Server. Система на базе решений SAP позволяла создавать специализиро­ванные отчеты, которые университет должен представлять прави­тельственным органам и финансирующим организациям. Это реше­ние облегчило соблюдение особых требований законодательства Соединенного Королевства по оплате труда в государственном сек­торе. Наконец, такому выбору способствовали доступность обшир­ных знаний, накопленных компанией SAP, и возможность привле-

чения ИТ-специалистов и консультантов, имеющих опыт работы с решениями SAP.

Была принята во внимание и репутация компании SAP в сфере инноваций. «Мы внедрили программное обеспечение компании SAP, так как понимали, что оно имеет большие перспективы на будущее и разработки этой компании всегда будут опережать наши потреб­ности, — рассказала Синклер. — Мы совсем не хотели, чтобы через пять лет у нас появилась еще одна устаревшая система и пришлось бы заново выполнять всю работу. Мы надеялись, что компания SAP избавит нас от этого».

После принятия решения в пользу SAP в университете была сфор­мирована группа по внедрению. Никто из ее участников ранее не занимался реализацией продуктов SAP, поэтому для инсталляции выбранного решения и ввода его в эксплуатацию пригласили кон­салтинговую фирму. «До этого проекта члены группы не внедряли подобные решения. Мы понимали, что нам понадобится большая помощь, — продолжила Синклер. — И остановили свой выбор на фирме Pecaso, партнере компании SAP по внедрению программных продуктов для сферы оплаты труда и управления персоналом, рабо­тавшем в Соединенном Королевстве. Кроме того, фирма Pecaso имела опыт взаимодействия с высшими учебными заведениями».

Помимо содействия в реализации проекта, фирма Pecaso уделяла много времени передаче членам внедренческой группы необходимых знаний и формированию у них навыков, необходимых для того, что­бы научить сотрудников университета эффективно эксплуатировать НСМ-решения. «Мы старались узнать как можно больше, чтобы не вызывать консультанта всякий раз, когда потребуется выполнить какие-либо несложные действия, — уточнила Синклер. — Вместо того чтобы обойтись без нашего участия, специалисты Pecaso по­казали, как и что нужно делать. Таким образом, процесс внедрения упростился, поскольку нам не приходилось то и дело ждать консуль­тантов. А когда все закончилось, мы были гораздо лучше подготов­лены к эксплуатации системы». Благодаря помощи Pecaso, универ­ситет за девять месяцев сумел внедрить НСМ-решение, охватыва­ющее процессы оплаты труда, подбора персонала, обучения, а также обработку данных о событиях.

За вычисления, связанные с оплатой труда, которые ранее выпол­нялись вручную, сейчас отвечает программное обеспечение SAP по управлению персоналом. Это позволило сократить затраты времени и сил на подготовку платежных ведомостей и не допускать ошибок.

Сейчас с помощью информационных сервисов SAP Employee Self Service (SAP ESS) сотрудники университета могут сами обновлять значительную часть личных данных в отделе кадров. Поскольку этими сервисами пользуются все сотрудники, отдел кадров имеет

возможность сконцентрировать свои усилия на выполнении других задач, включая подбор персонала и совершенствование трудовых отношений.

Гибкие инструменты составления отчетов об использовании трудовых ресурсов позволили существенно повысить качество и точность составления отчетов. Теперь руководители могут своевре­менно составлять точные и подробные отчеты, тем самым улучша­ются процессы планирования, составления бюджетов и принятия решений. Как подчеркнула Синклер, ПО компании SAP расширило возможности составления отчетов и улучшило доступ к управленче­ской информации.

Развертывание программного обеспечения SAP позволило объ­единить многочисленные разрозненные приложения, поэтому ввод данных теперь производится только один раз, и это снижает число ошибок. Благодаря упрощенному унифицированному интерфейсу пользователям стало легче работать в системе. Средства перекрест­ного контроля за данными и аудиторские отчеты помогают быстро выявлять неточную информацию и вносить в нее исправления еще до того, как она получит дальнейшее распространение.

Так как система SAP построена на принципе ролевого доступа, университет смог расширить доступ к информационной системе, но при этом более четко распределить ответственность между со­трудниками HR, отвечающими за управление персоналом и оплату труда. Кроме того, были разработаны интерфейсы, обеспечивающие обмен информацией между системой SAP и приложениями других поставщиков. «В качестве примера можно привести нашу финан­совую систему и сайт для онлайнового подбора персонала, — ска­зала Синклер. —Интерфейс последнего позволяет, используя НСМ - приложение, составлять описания вакансий. Затем мы экспортиру­ем их на сайт и забираем с него информацию, которую присылают претенденты».

В университете разработаны также интерфейсы для доступа к системе по идентификационным карточкам, для онлайнового ката­лога персонала, программ электронной почты и создания учетных записей пользователей. Это позволило интегрировать в решение SAP данные, получаемые из самых разных приложений. «Система SAP превратилась в централизованный источник информации для других систем, — заметила Синклер. — У нас есть даже интерфейс между системой SAP и библиотечными системами».

В результате успешного применения информационных сервисов для сотрудников, выразившегося в положительных отзывах и эконо­мии времени отдела управления персоналом, университет рассма­тривает возможность более широкого распространения технологии SAP. Например, речь идет об использовании компонента «Портал

предприятия» (SAP NetWeaver Portal) совместно с Сервером прило­жений SAP (SAP NetWeaver Application Server), чтобы поддержать SAP ESS и еще больше повысить эффективность работы сотрудников. «Первоначально мы развернули систему ESS в ограниченном вари­анте, — рассказала Синклер. — Она позволяет просматривать пла­тежные ведомости, обновлять персональные данные и организовы­вать обучение (book training), однако мы считаем, что наибольший эффект от ПСМ-приложения можно получить, если обеспечить он­лайновое предоставление табелей учета рабочего времени и данных о числе дней, пропущенных по болезни, ежегодных отпусках и рас­ходах. Мы хотим больше внимания уделять обучению и повышению квалификации персонала, внедрять новые методы, например, атте­стацию сотрудников в онлайновом режиме и планы по развитию персонала. Решение SAP позволяет облегчить работу как служащим отдела управления персоналом, так и остальным сотрудникам».

Расширив возможности настольных компьютеров, университет планирует со временем обновить приложение SAP Manager Self Service (SAP MSS). «Менеджеры довольны своими компьютерами, — продолжила Синклер. — Сейчас мы планируем осуществить автома­тизацию документооборота, с тем чтобы они могли работать с авто­матизированными процессами создания отчетов и выдачи разреше­ний. Здесь мы тоже рассчитываем получить значительные выгоды».

После начала эксплуатации нового решения в Вестминстерском университете с уверенностью говорят о том, что надежды полностью оправдались. «Работа с компанией SAP и ее партнером по внедрению Pecaso принесла положительные результаты, — заявила Синклер. — У нас очень жесткий бюджет, но, тем не менее, мы намерены и далее расширять область применения решения SAP и в ближайшем буду­щем добавим к нему новые функциональные возможности».