Основой реорганизации системы операционного документооборота должна стать в первую очередь оптимизация процесса расчетно-кассового обслу­живания (РКО) клиентов, поскольку в большинстве российских банков эти операции превалируют над прочими и поглощают максимальную долю в общем объеме издержек, а соответственно несут максимальный потенциал для эффективной реорганизации документооборота. Таким образом, целями реорганизации операционного документооборота должны быть:

• сокращение издержек на обеспечение бизнес-процессов;

• повышение качества обслуживания;

• упрощение технологических цепочек с целью улучшения контроля за осуществлением бизнес-процессов.

Попытаемся проанализировать этот вопрос с практической точки зрения, для чего рассмотрим процесс реорганизации технологии документооборота, связанного с расчетно-кассовым обслуживанием клиентов в реально дей­ствующем крупном российском многофилиальном банке.

До реорганизации технология РКО и межфилиального взаимодействия здесь была достаточно типична: в значительной мере она была унаследована от советских времен либо была результатом каких-то стихийных, недоста­точно продуманных процессов. Все это в конечном итоге обусловило весьма высокие операционные издержки (значительно выше, чем у конкурентов) и низкое качество обслуживания клиентов.

В первую очередь банк постарался решить технические проблемы, свя­занные с обеспечением возможности реализации новых технологий. Было принято решение о том, что для этого не должно быть никаких технических преград. Затем были проведены соответствующие работы, позволившие при оптимизации документооборота опереться на возможности современной информационной системы управления банковской деятельностью и ис­пользовать мощные средства телекоммуникаций. Это вызвало решение об объединении бухгалтерского учета во всех валютах и управленческого учета в рамках единого центра, обеспечивающего online-доступ к нему с удаленных рабочих мест и ведение работы с максимальным числом параметров учета.

Следующим шагом при построении перспективной модели документо­оборота стал перевод филиалов в ранг отделений, объединение их балансов и лишение их юридической самостоятельности. Это позволило на этапе проектирования бизнес-процесса РКО избавить модель от большей части внутренней бумажной документации, исключить процедуры ее сортировки и проверки, что сразу же привело к сокращению штатных единиц, выпол­няющих эти функции.

Однако уменьшение количества контролирующих процессов привело к необходимости разработки новой концепции контроля и в первую очередь над правильностью ввода бумажных документов, не имеющих электронного аналога, в АБС. В основу данной технологии легли два решения.

Первое основано на повторном вводе базовых, критичных к ошибкам реквизитов документов (сумма, счет получателя, счет плательщика). Про­стейший расчет показывает, что при такой технологии вероятность прохож­дения ошибки крайне низка, так как одна и та же ошибка должна быть по­вторена другим исполнителем, в других условиях. Это примерно один случай на 10 000 документов, что существенно превышает показатели, практически имеющие место сегодня в текущей работе банков.

Второе решение заключается в дополнительном контроле документов на сумму, превышающую некоторый установленный лимит, который должны устанавливать и корректировать соответствующие подразделения банка. Количество подобных документов не должно превышать 5% их общего числа. Данное решение позволяет практически полностью избежать критических для банка рисков, связанных с ошибочным вводом документов.

Еще одно базовое решение, направленное на сокращение объема вну­треннего документопотока, — максимально полное объединение внутренних платежных документов в сводные мемориальные ордера и их формирование в конце дня.

На основании выдвинутых концепций и требований была разработана перспективная модель технологии бизнес-процессов банка, некоторые фраг­менты которой в качестве примера приведены в текстово-графическом фор­мате стандарта IDEF на рисунках 10.3-10.6. На них можно увидеть некоторые детали улучшенной схемы документооборота и обслуживания клиентов по расчетно-кассовым операциям.

Первичный анализ данной модели и ее сравнение с существующей техно­логией позволили определить целесообразность следующих фундаменталь­ных изменений существующей технологии.

Все счета клиента, необходимые для обеспечения его операций (расчет­ные, внебалансовые, текущие и т. п.), должны открываться по заключении договора на предоставление соответствующих услуг. Это позволяет сократить частоту взаимодействия с клиентом, с налоговыми и прочими государствен­ными органами, уменьшить загруженность лиц, участвующих в открытии счетов.

Количество документов, принимаемых от клиента, следует сократить максимум до двух, один из которых возвращается клиенту с пометками банка об исполнении, а второй остается в банке в документах дня. Если возникнет

необходимость переслать данные документы в банк получателя, в департамен­те расчетов печатаются копии. Документооборот переходит в электронную форму, что сокращает затраты на сортировку и маршрутизацию документов, упрощает контроль за поддержанием стандарта тех, которые предназначены для представления во внешние организации.

Формирование документов для передачи их клиенту (папки клиента) должно происходить на рабочем месте ответоисполнителя счетов клиента. Это позволяет сократить циркуляцию внутренних документов и их сортиров­ку, а также более полно представлять документы клиенту. Недостаток такого решения — повышенная загруженность принтера при утренней распечатке документов.

Ведение учета рублевых и валютных средств должно осуществляться в единой системе. Необходимо более тесное объединение технологий осуществления рублевых и валютных расчетов: таким образом обеспечи­вается сокращение затрат на дублирующиеся в различных системах учета операции.

Необходимо вести общие справочники (общие базы данных) для всех подразделений. Это обеспечивает сокращение затрат на поддержание спра­вочников, повышает оперативность доступа к ним, исключает процедуры сбора информации из различных баз данных.

Таким образом, проведя изменения, принципиальная часть которых была отображена выше, банк добился того, что внедрение новой технологии до­кументооборота на основе современной системы автоматизации смогло дать существенный эффект в достижении поставленных целей по улучшению бух­галтерского и управленческого учета и сокращению затрат на обеспечение расчетно-кассового обслуживания клиентов.