В течение операционного дня производятся обслуживание клиентов, прием документов для отражения в учете (кроме консультационной работы, которая может проводиться в течение всего рабочего времени). Конкретное время начала и конца операционного дня устанавливается кредитной организацией и доводится до сведения обслуживаемой клиентуры. Кредитная организация самостоятельно определяет продолжительность операционного дня (време­ни), представляющего собой часть рабочего дня (календарные дни, кроме установленных федеральными законами выходных и праздничных дней, а также выходных дней, перенесенных на рабочие дни решением Правитель­ства Российской Федерации).

Условно банковский рабочий день можно разделить на три части: обслужи­вание клиентов, закрытие операционного дня и окончательное утверждение отчетности. Банковский день не равен календарному, он позже начинается и позже заканчивается, т. е. закрывается с некоторым запаздыванием. На рисунке 8.2 схематично представлена типовая организация операционного дня московского банка — участника системы электронных расчетов. Окон­чательное завершение операционного дня — это визирование ежедневного баланса руководителем банка.

Организация рабочего дня бухгалтерских работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.

При разработке правил документооборота должно обеспечиваться сле­дующее.

Все документы, поступающие в операционное время в бухгалтерские службы, в том числе из филиалов, подлежат оформлению и отражению по счетам кредитной организации в этот же день. Бухгалтерскими проводками оформляются также операции по счетам аналитического учета внутри одного счета второго порядка.

Документы, поступившие во внеоперационное время, отражаются по счетам на следующий рабочий день. Порядок приема документов после опе­рационного времени определяется кредитной организацией и оговаривается в договорах по обслуживанию клиентов.

Если необходимо по принятым документам осуществить перевод денеж­ных средств с корреспондентских счетов, открытых в учреждениях Банка России или в других кредитных организациях, то операции совершаются в порядке, установленном нормативными актами Банка России.

Оплата расчетных и кассовых документов производится в пределах нали­чия средств на счете плательщика на начало дня и по возможности с учетом поступления средств текущим днем или в пределах суммы «овердрафта», определенной договором.

Утром следующего рабочего дня документы передаются работнику, на которого возложено составление сводных платежных поручений для оплаты с корреспондентских счетов, и тогда же эти расчетные документы с описью передаются в РКЦ Банка России или другую кредитную организацию для оплаты с корреспондентских счетов. Реестры помещаются в документы те­кущего дня.

При наличии возможности оплаты документов с корреспондентских сче­тов операции, указанные в настоящем пункте, могут проводиться текущим днем. Эти документы в реестры принятых документов не включаются.

Выписки из корреспондентских счетов кредитные организации должны получать из РКЦ Банка России, других кредитных организаций не позднее чем на следующий день до начала рабочего дня кредитной организации. Получен­ные выписки обрабатываются, и операции, отраженные в них, включаются в баланс кредитной организации днем их проводки по корреспондентскому счету. Зачисление (списание) денежных средств по счетам клиентов произ­
водится на основании расчетных документов, послуживших основанием для совершения этих операций (если иное не предусмотрено в договоре с кли­ентом). В тех случаях, когда поступившие суммы не могут быть проведены по счетам клиентов, они отражаются на счетах по учету средств клиентов по незавершенным расчетным операциям при осуществлении расчетов через подразделения Банка России с последующим отнесением на счета клиентов либо на счета до выяснения.

Выписки по внебалансовым счетам по учету расчетов с Банком России по обязательным резервам кредитные организации получают в порядке, уста­новленном для получения выписок из лицевых счетов по корреспондентским счетам.

Средства, зачисленные на корреспондентские счета без оправдательных документов, кредитная организация отражает или по счету учета сумм, по­ступивших на корреспондентские счета до выяснения, или на счета получа­телей средств. Порядок использования получателями средств, зачисленных без соответствующих подтверждающих документов, определяет кредитная организация по согласованию с клиентом.

Кредитная организация принимает оперативные меры к зачислению средств по назначению.

Если в течение пяти рабочих дней не выяснены владельцы средств, то суммы, зачисленные на счет по учету сумм, поступивших на корреспондент­ские счета до выяснения, откредитовываются РКЦ Банка России в кредитные организации по месту ведения корреспондентских счетов.

Во взаимоотношениях с банками-нерезидентами документооборот регу­лируется договорами, заключаемыми с ними.

Прием расчетных документов на бумажных носителях, подписанных соб­ственноручными подписями уполномоченных лиц и заверенных оттиском печати клиента, осуществляется бухгалтерским работником, которым на всех экземплярах документа проставляется подпись и штамп, содержащий

текст «Принято “___ ”______________ г.». Последний экземпляр расчетного

документа возвращается клиенту.

При подписании документов фамилия подписавшего работника кредитной организации должна быть обозначена разборчиво (штампами) с указанием фамилии и инициалов. Даты и подписи могут оформляться комбинирован­ными штампами.

В целях улучшения обслуживания клиентов и равномерного распределе­ния нагрузки в кредитной организации может разрабатываться по согласо­ванию с клиентами график их обслуживания.

Физические лица — вкладчики обслуживаются в течение всего операци­онного дня, при возможности — и позже.

Оплата документов со счетов клиентов при недостаточности средств на счете для удовлетворения всех предъявленных к счету требований произ­водится с соблюдением очередности, установленной законодательством Рос­сийской Федерации, прежде всего Гражданским кодексом РФ.

Поручения клиентов на перечисление средств с их счетов могут пред­ставляться в кредитные организации в виде расчетных документов на бумажных носителях, подписанных собственноручными подписями уполно­моченных лиц и заверенных оттиском печати клиента, а также в виде элек­тронных платежных документов, передаваемых по каналам связи или иным образом (на магнитных, оптических носителях). Кредитная организация в договоре банковского счета определяет порядок приема, защиты, оформле­ния и подтверждения электронных документов клиентов в соответствии с нормативным актом Банка России о порядке приема к исполнению пору­чений владельцев счетов, подписанных аналогами собственноручной под­писи, при проведении безналичных расчетов кредитными организациями. Порядок отражения в учете и помещения подтверждающих документов в документы дня определяется в правилах документооборота кредитной организации.

Рассмотрим порядок хранения документов. Кредитные организации должны обеспечить сохранность бухгалтерских документов, обязаны хра­нить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бух­галтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленно­го порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров кредитной организации. Руководитель и главный бухгалтер должны проинструктировать сотрудников кредитной организации и вневедомственной охраны по этим вопросам, распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очеред­ность выноса документов в безопасные места.

Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные бухгал­терские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограни­чением к ним доступа, где документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафах (сейфах). После сдачи годового отчета документы года, предшествующего отчетному, перемещаются в архиве для хранения на общих основаниях. Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном нормативными актами Банка России.

Порядок хранения документов постоянного пользования (юридические и кредитные дела, договоры, контракты, срочные обязательства и т. п.) определяется с учетом обеспечения их сохранности руководителем кредитной организации и главным бухгалтером.

Бухгалтерские документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формиро­вание документов дня.

Допускается формирование мемориальных документов по пачкам, фор­мируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по хозяйственным и дру­гим операциям кредитной организации с различными сроками хранения.

Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (кро­ме документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых вне балансовых счетов, кроме счетов № 99998 и 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, кроме счетов № 99998 и 99999, помещаются в документы дня после мемори­альных документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними.

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.

Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих прило­жения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих при­ложений.

Документы за истекший день после проведения контроля должны быть оформлены в указанном выше порядке и не позднее чем на следующий день переданы в архив. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться в несгораемом шкафу.

На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов по­мещается следующий текст.

Из них находятся в отдельных папках:

кассовые документы______ руб.___ коп.______ руб.___ коп.

по операциям с иностранной валютой:

бухгалтерские документы_____ руб.____ коп.______ руб.____ коп.

срок хранения______

кассовые документы______ руб.___ коп.______ руб.___ коп.

срок хранения______

по операциям с драгоценными металлами:

бухгалтерские документы_____ руб.____ коп.______ руб.____ коп.

срок хранения______

кассовые документы______ руб.___ коп.______ руб.___ коп.

срок хранения______

и т. д. по документам с разными сроками хранения.

В каждой папке должна быть лента подсчета по балансовым и внебалансовым счетам, о чем делается надпись: документы сброшюрованы и подшиты

(подпись)

На обложке основной папки делается надпись: «сданными бухгалтерского учета сверено» и ставится подпись главного бухгалтера или его заместителя или начальника отдела.

Кредитная организация вправе организовать хранение бухгалтерских документов в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформиро­ванных с использованием средств вычислительной техники. При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтер­ских документов по формам, установленным нормативными актами Банка России. Структура баз данных бухгалтерских документов должна позволять группировать документы в соответствии с требованиями, изложенными выше.

Изъятие бухгалтерских документов может производиться судом, органами прокуратуры, предварительного следствия и дознания в предусмотренных законом случаях, а также иными органами, наделенными законодательством Российской Федерации соответствующими полномочиями. При изъятии под­линного документа составляется в двух экземплярах акт или протокол изъятия в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, за под­писями руководителя кредитной организации или его заместителя, главного бухгалтера и представителя органа, проводящего изъятие документа. В акте или протоколе должно быть указано, по чьему требованию и разрешению производится изъятие и какой документ изымается. Главный бухгалтер или по его поручению другое уполномоченное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять копии с изымаемых документов с указанием на них основания и даты изъятия. На место изъятого подлинного документа помещается заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта или прото­кола и требование на изъятие документа с распиской представителя органа, проводящего изъятие, о получении подлинного документа. Главный бухгал­тер на обложке папки с документами делает за своей подписью надпись об изъятии документов. Второй экземпляр акта или протокола вручается пред­ставителю органа, проводившего изъятие.