В ближайшие несколько лет растущий спрос на новые сервисы и услуги по обеспечению безопасности приведет к тому, что общая сумма затрат на деловые поездки увеличится на 20%. Компании, которые хотели бы избежать неконтролируемого роста подобных расходов, должны проанализировать используемые ими процессы финансирования командировок, пересмотреть корпоративные пра­вила и обеспечить, чтобы сотрудники следовали новой политике.

Функции управления командировками в SAP ERP обеспечивают сквозное решение для управления деловыми поездками, которое помогает определять и совершенствовать соответствующие проце­дуры и быстрее проводить изменения в масштабах всего предприя­тия. Эти функции помогают транспортным агентствам работать более эффективно и укреплять взаимоотношения с клиентами.

В сфере управления командировками решение SAP ERP обеспе­чивает следующие возможности.

► Планирование поездок и онлайновое бронирование услуг

Решение SAP ERP позволяет сотрудникам, отправляющимся в деловые поездки, заказать билеты, бронировать места в гости­ницах, арендовать автомобили и другие транспортные услуги в конкретных странах, а также ознакомиться с сопутствующей информацией. Кроме того, обеспечение комплексной поддерж­ки контактов с транспортными агентствами повышает эффек­тивность взаимодействий.

► Учет расходов, связанных с поездками

Решение SAP ERP предоставляет удобные функции, позволя­ющие ускорить обработку отчетов о транспортных расходах, сделать менее сложными процессы учета и расчета, а также уменьшить связанную с этими задачами административную нагрузку. Решение SAP Mobile Time and Travel обеспечивает автономный доступ к отчетам о командировочных расходах, позволяя сотрудникам создавать новые отчеты и вводить со­ответствующие квитанции.

► Планирование поездок

Онлайновая продажа билетов производится в соответствии с параметрами корпоративной стратегии в отношении коман­дировок и помогает объединять заказы, передавать их заранее выбранным провайдерам и оплачивать услуги в соответствии с согласованными тарифами. Чем точнее управленческий пер­сонал будет следовать утвержденной стратегии, тем сильнее позиции компании на переговорах относительно централизо­ванного предоставления транспортных услуг и тем меньше прямые затраты.

► Управление командировочными расходами

В глобальных корпорациях и учреждениях руководство может реализовать эффективные стратегии по управлению команди­ровками и с легкостью контролировать соответствующий бюд­жет, обеспечивая согласование внутренней политики компании и соблюдения национального законодательства, в том числе в части налогообложения.

► Отчеты о командировочных расходах

Решение SAP ERP поддерживает принятие решений и содей­ствует разработке и реализации новых стратегий, нацеленных на сокращение затрат и выработку более эффективной поли­тики в отношении командировок. При подготовке к перегово­рам с поставщиками услуг можно воспользоваться заранее сконфигурированными отчетами, чтобы свести воедино дан­ные, наиболее полезные для дальнейшего сокращения прямых затрат на приобретение услуг.

Организации могут извлечь из этого следующие выгоды.

► Более быстрое восприятие информации за счет применения сквозных процессов

На всех этапах процесса используется последовательный и легкий для понимания интерфейс пользователя, благодаря которому сотрудники смогут изучать новые возможности по­степенно. Это способствует активному восприятию и позволя­ет сократить расходы на обучение.

► Более четкая реализация утвержденной политики

Решение SAP ERP облегчает разработку и реализацию полити­ки в отношении поездок и помогает ориентировать сотрудни­ков на выбор вариантов, соответствующих этой политике. Та­ким образом, организации смогут распоряжаться выделенными средствами в рамках общих для всего предприятия правил и избегать ненужных расходов за счет повышения эффективности процессов управления и аудита.

► Доступ к информации и лучшая осведомленность

С помощью решения SAP ERP менеджеры, покупатели и кон­тролеры будут иметь непосредственный доступ ко всем мате­риалам, необходимым для принятия обоснованных и эффек­тивных решений.

► Повышение точности

Почти полное исключение ручного ввода данных значительно сокращает число ошибок при вводе и обработке информации.