Существуют две основные формы проведения тендера на выбор АБС: от­крытая и закрытая. Первая подразумевает официальное объявление о про­ведении тендера с возможностью участия всех желающих компаний. Вторая подразумевает, что круг участников определяется самим банком, сторонние организации, не попавшие в этот список, к участию в тендере не допуска­ются.

Можно порекомендовать для проведения тендера по выбору АБС за­крытую форму. Хотя необходимо отметить, что в некоторых случаях может быть использована и открытая. Предпочтительность закрытой связана лишь со спецификой рынка банковского программного обеспечения, а именно ограниченностью в количестве и относительной известностью компаний поставщиков. На российском рынке активно работают в этой области не более десяти отечественных компаний и всего несколько международных. Рассмотрим основные этапы проведения тендера.

Первый этап — это подготовка и организация тендера. Состоит из под­готовки тендерной документации, определения и утверждения порядка и условий проведения тендера. Минимально необходимый комплект такой документации:

• правила (методика) проведения и подсчета результатов;

• приглашение на участие в тендере, которое будет рассылаться участ­никам;

• анкета участника тендера (должна быть заполнена и возвращена вместе с подтверждением участия).

На этом этапе необходимо утвердить основные подходы к проведению процедуры тендера.

Второй этап — формирование расширенного списка участников (long list) и рассылка приглашений (invitation to tender). Для выбора потенциальных участников тендера осуществляется анализ существующих поставщиков про­граммных продуктов с точки зрения целесообразности включения их в тен­дерный список (предварительный анализ поставщиков и систем на предмет соответствия общим требованиям), после чего осуществляются определение и утверждение участников тендера.

В приглашении может содержаться следующая информация: общая ин­формация, условия тендера и порядок взаимодействия, сроки проведения, контактная информация, требование конфиденциальности.

В анкете участника помещается:

• общая информация о компании (контактная информация, наиме­нование представляемой системы, год создания, число сотрудников, количество клиентов, представительства и партнеры);

• общая информация о системе (количество внедрений, в том числе в российских и зарубежных банках, техническая платформа, а именно база данных, операционная система, требования к серверам и рабочим станциям, архитектура, иностранные языки, поставка лицензий на до­полнительное программное обеспечение);

• сведения о функциональности (мультивалютность, ведение бухгал­терского учета в соответствии с инструкциями ЦБ РФ, поддержка не­скольких планов счетов и международных стандартов учета);

• данные об открытости (возможность импорта данных из внешних систем, уровень детализации данных при импорте, взаимодействие с внешними системами);

• среднее время внедрения, примерная стоимость системы и услуг, све­дения об организации сопровождения системы.

Третий этап — отбор наиболее предпочтительных систем для детального ознакомления (short list). Компаниям из расширенного списка, подтвердив­шим свое участие, передается документ с требованиями к системе. Далее проводятся ознакомительные показы по общим возможностям системы (около двух-четырех часов на каждую систему). Участникам дается некоторое время на формирование официального ответа о соответствии их решений представленным банком функциональным и техническим требованиям.

На основании информации, полученной из анкет участников тендера, впечатлений от просмотров систем, а также ответов о соответствии требова­ниям осуществляется выбор наиболее предпочтительных систем для деталь­ного ознакомления. Результатом этапа должен стать список из трех-четырех систем. Большее количество неудобно из-за существенного увеличения времени изучения, меньшее — потому, что увеличивается риск невключения в детальное изучение действительно подходящей банку системы.

Четвертый этап — детальное ознакомление и выбор системы. После оповещения компаний, прошедших во второй круг отбора, необходимо при­ступить к планированию встреч с поставщиками, просмотрам систем. Такое планирование очень важно, так как детальный просмотр системы отвлекает огромное количество ресурсов как со стороны банка, так и со стороны фир­мы — разработчика решения. Переносы сроков или недоступность соответ­ствующих специалистов могут затянуть этот процесс. Поэтому необходимо сформировать, согласовать и утвердить график встреч с поставщиками, который должен соблюдаться. При ознакомлении предлагается использовать так называемые тестовые задания — заранее описанные банком процедуры, которые в ходе показа предлагается исполнить в системе. Иногда их необхо­димо заранее согласовать с поставщиком, чтобы он смог настроить соответ­ствующий функционал системы для демонстрации и не отговаривался тем, что якобы «это система может, но требуется небольшая перенастройка».

Далее начинается анализ предложений от поставщиков и оценка систем в ходе детального ознакомления. При анализе поступившие предложения от поставщиков оцениваются по следующим критериям:

• степень соответствия бизнес-требованиям банка;

• необходимость в доработке и модификациях предлагаемого решения;

• предварительная стоимость и сроки проведения доработок и модифи­каций;

• стоимость системы и стоимость обслуживания/поддержки;

• скрытые издержки и выгоды от использования системы;

• надежность и репутация поставщика, опыт деятельности в России и на других рынках, его способность оказывать достаточный уровень поддержки и обслуживания системы в Москве, а при необходимости — в регионах России.

Банк может использовать метод взвешенной оценки, который будет ис­пользовать оценки специалистов различных элементов системы. К перечис­ленным критериям оценки и самим оценкам должны применяться различные веса, предварительно согласованные и утвержденные. В зависимости от важности критерия ему будет присвоена соответствующая балльная шкала. Например, если «степень соответствия техническим требованиям банка» является важным критерием оценки, ему будет присвоен более высокий балл и т. п.

Стоимость системы и ее поддержки является критерием, который оцени­вается путем определения соотношения баллов, набранных после оценки всех остальных критериев, и стоимости. В результате получается так называемый коэффициент экономической эффективности системы. Необходимо отметить, что использовать стоимость системы как критерий сравнительной оценки нужно с осторожностью, поскольку он применим только в случае, если систе­мы сопоставимы по всем основным параметрам. Важно также оценивать не предварительную, а действительную или окончательную стоимость системы, поэтому до завершения процесса оценки банк должен сформировать запрос на официальное коммерческое предложение для участников этого этапа тендера и ответ на него (коммерческое предложение) должен быть получен и проанализирован.

Итоговым результатом должен стать отчет по оценке и анализу систем с рекомендацией оптимального варианта. На основе отчета с результатами анализа рассмотренных систем, с перечислением плюсов и минусов каждого из них, руководство банка делает окончательный выбор, который с учетом важности задачи обычно осуществляется на заседании правления, где вы­слушиваются представители различных подразделений с комментариями к их оценкам, обсуждаются результаты взвешенной оценки и стоимостные параме­тры решений. Можно рекомендовать выбор не только одного (оптимального) варианта (лидер тендера), но и второго (страховочного) — в случае возникно­вения проблем с первым (например, на стадии заключения контракта) можно будет вступить в переговоры со вторым поставщиком. Причем эту ситуацию можно открыть обеим компаниям, что, безусловно, пойдет на выгоду банку.