Управление командировками

Новые и расширенные функции управления командировками об­легчают сотрудникам прямой доступ ко всему комплексу транс­портных услуг, включая поддержку компенсации командировочных расходов.

Как показано на рис. 2.20, решение SAP ERP предоставляет сете­вой интерфейс, который обеспечивает всем сотрудникам единую точку доступа к информационным сервисам, связанным с поездками и командировочными расходами. К ним относятся запросы на ко­мандировки, бронирование билетов и мест в гостиницах, аренда автомобилей в соответствии с корпоративными правилами, ввод в систему информации на оплату командировочных расходов и «при­вязка» расходов к конкретному МВЗ (центр возникновения затрат) или номеру проекта, оплата на основе квитанций, обработка аван­совых выплат, учет квитанций в рамках расчетов по кредитным картам, регистрация маршрутов поездок и др.

Новые функции управления командировками в режиме инфор­мационных сервисов включают в себя следующее:

► интеграцию карт, облегчающих поиск гостиниц и аэропортов
и указывающих точные расстояния до пунктов назначения;

С отдать план коианпнровок І Соїдлть тими котмгшировок

Создать ілврируг командировки Поиск гостиницы - у Омать Корто гостит

Ottobrunive

РцЦлСІІ

olaulkirchen

OGrunwald •

(r,) MOflSCU IDE y-av Те! AH D

Рис. 2.20. Информационные сервисы для управления командировками в решении SAP ERP

► интеграцию логотипов авиакомпаний и компаний по прокату автомобилей, фотографии гостиниц и информацию об усло­виях проживания;

► интеграцию внешнего веб-контента с информацией о действу­ющих визовых правилах, о требованиях в отношении здоровья, о безопасности и важнейших новостях;

► интеграцию специальных корпоративных текстов и ссылок для передачи важной политической информации находящимся в командировках сотрудникам;

► новую функцию из состава информационных сервисов, обе­спечивающую поддержку личных характеристик (профилей) командированных;

► упрощенный ввод данных о затратах, не связанных с команди­ровками, например, ежемесячные счета на оплату мобильных телефонов или расходы на развлечения;

► функции, позволяющие проверять импортированные данные кредитных карт для последующего распределения командиро­вочных расходов;

► специальные версии для разных стран, гарантирующие всем сотрудникам доступ к важнейшей информации.

Организации могут воспользоваться следующими преимуще­ствами.

► Повышение уровня приемлемости для пользователей

Поскольку решение SAP ERP предлагает удобный интерфейс и полный доступ к информации о поездках и инструментам для ее обработки, повышается вероятность позитивного восприятия сотрудниками новых услуг. Обеспечивается лучшее соответ­ствие требованиям законодательных органов и других регули­рующих инстанций, а также сокращение объемов администра­тивной работы для тех, кто отвечает за организацию поездок.

► Сокращение затрат на обучение и уменьшение числа обраще­ний в справочные службы

Благодаря интуитивной навигации и новым справочным функ­циям сотрудники смогут пользоваться информационными сервисами, не нуждаясь в интенсивном обучении и дополни­тельной поддержке.

► Сокращение административных затрат

Облегчая ввод и обработку информации о командировках в онлайновом режиме, решение SAP ERP уменьшает потреб­ность в ручном вводе данных и число циклов обработки и ком­пенсации.

Находясь в командировке, сотрудники могут вводить информа­цию о расходах при помощи своих ноутбуков, работающих в авто­номном режиме, и расширений к решению SAP Mobile Time and Travel. Пользователям предоставляется возможность прикреплять квитанции расчетов по кредитным картам к отчетам о командиро­вочных расходах. Таким образом, не понадобится дополнительный ввод данных и гарантируется точность обменных курсов при поезд­ках за границу. Для распределения расходов по отдельным статьям предусмотрены функции разбивки сложных квитанций, таких, на­пример, как гостиничные счета.